eparo – Digital Service Design

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9. Juni, 2016

eparo goes Holacracy: Teil 3 – Rollenfindung

eparo goes Holacracy
Teil 1 – So fängt es an
Teil 2 – Die Suche nach dem Holacracy Coach
Teil 3 – Rollenfindung
Teil 4 – Der Kick-off

Nach unserem Kennenlernworkshop mit Bernd sollte es dann ja richtig losgehen mit Holacracy. Im ersten Schritt wollten wir Rollen und Kreise definieren.

Was sind eigentlich Rollen?

Ich will hier keine Holacracy-Vorlesung halten, aber Rollen sind wichtig. Sie sind eigentlich das Herzstück von Holacracy. Eine Rolle hat immer einen definierten Daseinszweck („Purpose“), einen Wirkungsbereich („Domain“) und Verantwortlichkeiten („Accountabilities“). Über die Verantwortlichkeiten ist eindeutig definiert, was eine Rolle entscheiden darf und was andere im Unternehmen von der Rolle erwarten können. Damit gibt es keine impliziten Erwartungen mehr.

Wenn eine Verantwortlichkeit nicht definiert ist, muss der Rolleninhaber hier auch nichts tun. Er darf es im Prinzip auch garnicht, oder nur ausnahmsweise.

Wenn was fehlt, wird das im Governance-Prozess ergänzt. Rollenbeschreibungen sind also sehr lebendige Dokumente. Alle Tätigkeiten im Unternehmen müssen also in den Rollen und Verantwortlichkeiten abgedeckt sein.

Vorbereitung

Damit ist auch klar, wie man ganz leicht zu den ersten Rollen kommt. Man sammelt einfach alle Tätigkeiten im Unternehmen und bündelt sie zu Rollen.

Wir haben das natürlich mit Post-its gemacht. Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Farbe bekommen und hat dann haarklein alle Aufgaben und Tätigkeiten aufgeschrieben. Da kamen dann bis zu 80 Post-its pro Person zusammen. Das hätte so auch niemand erwartet.

Die Post-its haben wir dann grob thematisch geordnet bei uns auf die große Magnetwand geklebt. Beim Draufschauen wurde da schon deutlich, dass da mehr organisatorische Tätigkeiten klebten als fachliche Aufgaben. Allein die Übung war schon sehr wertvoll.

Alle Aufgaben gesammelt als Post-its

Alle Aufgaben gesammelt als Post-its

 

Der Rollen-Workshop

Den Rollen-Workshop hat wieder Bernd moderiert. Wir haben uns in Teams aufgeteilt und haben versucht, die Tätigkeiten zu Rollen zusammenzufassen. Das lief erst etwas auseinander, da die einen eher thematische Cluster gebildet haben (z.B. Events) und die anderen echte Rolle definiert haben (z.B. Testleiter). Aber das konnte man leicht glattziehen.

Dann haben alle Rollen Namen bekommen. Dafür waren unsere Magnetfolien ideal. Und da ja an den Rollen jeweils verschiedenfarbige Post-its hingen, konnte man gut sehen, wer welche Rolle ausfüllt.

rolle-projektleiter-feldAuch hier gab es wieder eine ungewöhnliche Beobachtung. Es gab kaum eine Rolle, die klar nur einer Person zuzuordnen war. Besonders bei den fachlichen Rollen gab es immer ein halbes Dutzend Farben, die darunter klebten.

Es hat dann nur zehn Minuten gedauert, um an fast alle Rollen schon erste Namen zu schreiben. Danach waren nur 3–4 (ungeliebte?) Rollen mit Fragezeichen übrig.

 

Rollen ins System

Direkt am nächsten Tag haben Malte und Sören die Rollen dokumentiert und digitalisiert. Dazu haben sie jede Rolle mit den zugehörigen Post-its sauber fotografiert und anschließend in Asana dokumentiert.

Apropos Asana: Wir haben vorher noch etwas diskutiert, welches Tool wir für die Holacracy-Orga nutzen wollen. Dafür gab es zwei Kandidaten

  • Glasfrog: Die „Software zum Film“. Glasfrog ist das Holacracy Online-Tool, dass von HolacracyOne entwickelt und vertrieben wird. Die Stärken liegen klar darin, dass alle Holacracy-spezifischen Dokumentationsanforderungen (Rollen, Kreise, Meetings etc.) abgebildet werden können. Glasfrog ist aber kein Projektmanagement-Tool. Dafür muss man eine andere Lösung verwenden
  • Asana: Wir nutzen Asana bei eparo für Projektverwaltung und ToDos und sind ziemlich zufrieden damit. Asana passt gut in unsere Abläufe und wenn wir die Rollen und Kreise dort reinbekommen, dann macht das unser Leben leichter. Springest macht es auch so und es scheint zu klappen. Wie wir mit Asana genau arbeiten, erkläre ich noch mal separat. Das sprengt hier den Rahmen.

Rollen aufräumen und erste Kreise bilden

Bei den Rollen herrschte anfangs noch viel Durcheinander. Verantwortlichkeiten waren unklar und unvollständig, es gab Überschneidungen, einige wichtige Sachen fehlten und wir hatten teilweise 3–5 Leute, die alle die Rolle haben wollten.

Das habe ich dann aufgeräumt, um für den Holacracy-Startschuss einen guten Stand zu haben. Also hier keine Teamarbeit, sondern Arbeit und Entscheidung durch den Anchor Circle. So sieht es Holacracy ja auch vor.

Ein Prinzip hat sich beim Rollenaufräumen herauskristallisiert: Klare Verantwortlichkeiten in den Rollen und nur ein Rolleninhaber. Es muss klar sein, wer für ein Thema (z.B. die Technik im Usability-Labor) zuständig ist. Wenn es mehrere Leute gibt, die mit einem Thema zu tun haben, dann haben wir zwei Rollen angelegt: Eine „ich-bin-zuständig-fürs-System“-Rolle und eine „ich-arbeite-mit-dem-System“-Rolle, für die es dann mehrere Rolleninhaber geben kann.

Beim Usability-Labor gibt es daher noch eine Rolle „Lab-Vorbereiter“. Die Rolle hat viele Rolleninhaber. Durch diese Trennung gibt es für jedes Thema einen Menschen, der verantwortlich ist. Mal sehen, wie sich das in der Praxis bewährt.

Aus den Rollen habe ich dann die ersten Kreise gebildet. Bewusst nur vier, um das Ganze schlank zu halten.

Das Ganze habe ich dann mit dem Coach noch mal durchgesprochen und werde damit im Kick-off-Termin starten.

Alles was nicht fertig ist, wird dann über Governance geändert.

 
2. Juni, 2016

Produktreiferei #2 mit Veloyo

Produktreiferei Header

Alle zwei Monate testen wir eine Startup-Idee in unserer Produktreiferei. Das heißt es gibt von uns ein kostenfreies und offenes UX-Testing für ein Startup. Dabei können bis zu 20 Personen live zusehen und ihr Feedback geben. Die Beobachter können Nutzern über die Schulter schauen, lernen, wie UX-Tests funktionieren und helfen, die Produktideen zu verbessern. In der Kombination werden so aus Produktideen reife Produkte.

Das Startup: Veloyo  Plattform für mobile Fahrradreparatur

Copy of VLY_Back-DEDieses Mal war Veloyo bei uns. Veloyo bietet Nutzern die bequeme Buchung von Fahrradreparatur-Dienstleistungen über das Smartphone an. Der Nutzer knipst ein paar Fotos von seinem Fahrrad und den Schäden und verschickt die Anfrage zusammen mit dem georteten Standort des Rades. Anschließend meldet sich ein Mechaniker per Text-Chat beim Nutzer und stimmt einen Termin mit diesem ab. Über den Chat erhält der Nutzer dann Updates zur Reparatur.

Abgefahren! Ein Fahrrad im UX-Labor

IMG_0408Um das Nutzererlebnis rund um den Reparatur-Service möglichst ganzheitlich zu testen, haben wir keine Mühen gescheut. Wir haben Christian sein geliebtes Fahrrad abgeknöpft und es in unser UX-

Labor gestellt. Um die Test-Situation noch realistischer zu gestalten, musste noch ein Platten her und so fiel dann der hintere Fahrradreifen dem UX-Test zum Opfer.

Bildschirmfoto 2016-05-30 um 17.29.50

Den drei Probanden haben wir im Test unsere Eyetracking-Brille, die Tobii Glasses 2, aufgesetzt. Dadurch konnten alle Produktreifer quasi mit den Augen der Probanden sehen und genau mitbeobachten, was ein Proband am Smartphone tut und wo er dabei hinschaut. So konnten wir dank der drahtlosen Eyetracking-Brille live mitverfolgen, wie die Probanden um das Fahrrad herum gingen und dabei mit Smartphone-Kamera und Fahrrad interagierten.

Ergebnisse des Abends

AuswertungAuch diesmal wurden wieder eifrig bunte Post-Its beschrieben und unsere Workshop-Wand von unten bis oben vollgeklebt. Für die Auswertung schnappten sich jeweils zwei bis drei Produktreifer einen Themenkomplex, um die Ergebnisse zu sortieren und Erkenntnis-Cluster zu bilden.

Der Buchungsprozess wurde von allen drei Probanden ohne größere Schwierigkeiten durchlaufen. Vom Text-Chat mit dem Mechaniker waren die Probanden zwar überrascht – es klappte aber prima. Als Fazit kann gesagt werden, dass die Plattform von Veloyo bereits eine hochwertige User Experience bietet und es von Nutzersicht aus nur noch kleinere Akzente gibt, die weiter optimiert werden könnten.

 

 


Wir machen Sommerpause!

Der Sommer steht vor der Tür! Aus diesem Grund machen wir mit der Produktreiferei bis Ende August erstmal Sommerpause. Wir freuen uns schon auf weitere tolle UX-Testings im Herbst!

Wann genau es weiter geht, erfahrt ihr über unsere Meetup-Gruppe. Meldet euch gerne an: http://www.meetup.com/de-DE/Produktreiferei/events/229607151/

Du hast eine Produkt-Idee, die getestet werden soll? Dann geh auf unsere Seite und schreib uns: https://www.eparo.de/produktreiferei