eparo – Digital Service Design

Das Blog von eparo.de

25. August, 2017

Rückblick auf die Working Products 2017

blog header- working products 17 reviewUm nicht selber über unsere eigene Konferenz zu berichten, haben wir Susanne Kreuz, eine befreundete UX-Designerin, zur Working Products eingeladen und sie gebeten, einen persönlichen Erfahrungsbericht zur Working Products zu schreiben. Hier ist er:

Susanne Kreuz berichtet von der Working Products 2017

Produktmanager (fast) unter sich

Die Aufgaben und Probleme, mit denen sich Product Owner, Product Manager und Product Designer, digitale Strategen und externe Berater herumschlagen, sind gar nicht so sehr verschieden: Sind wir doch alle für die Entwicklung und Betreuung digitaler Produkte und Services verantwortlich – bestenfalls! Wie die weiteren Diskussionen und Gespräche bestätigen, stoßen wir dabei oft an dieselben Grenzen und Widerstände: innerhalb und außerhalb von Projekten und Teams genauso wie in der Zusammenarbeit mit dem Management. Trotz fundiertem Know-How und schicker Zertifizierungen will das mit der Digitalisierung einfach nicht so richtig funktionieren.

Working Products 2017Was ist also unser Problem? Das herauszufinden und gemeinsam mit den Teilnehmern passende Lösungen zu entwickeln, hat sich Rolf auf die Fahnen der Working Products geschrieben. Gleich vorneweg gesagt: Es gibt sie noch, die guten Konferenzen! Die Konferenzperle im Norden ist ein Leuchtturm für alle, die sich mit digitaler Produktentwicklung beschäftigen. Die Teilnehmer können sich zwischen zwei parallelen Tracks entscheiden, wobei es einerseits um „softe“ Themen wie Produkt- und Kundenkultur im Unternehmen und neue Formen der Organisation und Zusammenarbeit geht. Auf der anderen Seite werden die dazu passenden Methoden und Prozesse vorgestellt. Da ich mich nicht zweiteilen kann, habe ich mir die Vorträge rund um Methoden und Prozesse angesehen und kann darüber jetzt berichten

AGILIEN ODER: IN WELCHER WELT ARBEITEN WIR EIGENTLICH?

„Agil ist nie im ganzen Unternehmen angekommen“, behauptet Christian Becker. In seinem Vortrag Management versus Produkt geht Christian hart mit „denen da oben“ ins Gericht. Und vergleicht ein agil und lean aufgestelltes Entwicklungsteam mit dem kleinen gallischen Dorf, in dem Asterix und Obelix unbeirrt die Stellung halten. Denn in der Realität werde Lean PM nur als schöne Fassade implementiert, da sei aber nichts dahinter. MVPs werden als outdatet abgewunken, wurden aber nie richtig verstanden. Schuld an allem sei das Produktmangement, das angeblich Wissenslücken habe und Erwartungen nicht erfülle – das behaupten zumindest Management und Geschäftsführung. 90 % aller Probleme liegen zwischen PM und Management, kontert Christian selbstbewusst. Das Management habe ein Missverständnis, was agil eigentlich bedeute. Aufklärung tut also Not, und so leitet Christian mittlerweile sein eigenes Unternehmen leanproductable.

Christian BeckerIn seinen Projekten geht es dabei um die Kernfrage: „Warum wollen wir wie arbeiten?“ Eine allgemeine Antwort gibt es nicht, und jedes Unternehmen ist angehalten, sich eine individuelle Vorgehensweise zu erarbeiten. Als Methode seiner Wahl stellt Christian uns den Strategy Brief vor. Dabei orientiert er sich an The Art of Action, dem Buch des strategischen Managementberaters Stephen Bungay. Ein Workshop über 3-4 Stunden sollte ausreichen, um gemeinsam die folgenden Fragen zu beantworten:
1. Context: Warum mache ich das jetzt?
2. My intent: Was wollen wir erreichen und wie messen wir das?
3. Higher intent: Wie passt das zur Unternehmensstrategie?
4. Key tasks: Was muss ich grob tun und mit welchen Ressourcen?
5. Boundaries: Welche Rahmenbedingungen muss ich beachten?
Wer es nach einem Vortrag noch etwas genauer wissen möchte, kommt einfach in die Speaker‘s Corner: Für 30 Minuten kann man direkt beim Redner nachhaken. Oder spontan eigene Erfahrungen teilen, egal ob positive oder negative. So schütten einige Besucher ganz unbefangen ihr Herz aus, und aus den individuellen Pain Points entwickeln sich schnell intensive Gespräche: Was tun, wenn die Strategie des Unternehmens einzig darin besteht, den Umsatz zu steigern? Wenn wegen lauter neuen Features keine Zeit zur Bestandspflege bleibt? Wenn Produkte aus der analogen Welt in eine mobile App gepresst werden, aber die digitale Welt offensichtlich anders funktioniert? Probleme mit der Organisation, dem Chef und Kollegen lassen auf Augenhöhe leichter äußern als mit dem Mikro vor dem versammelten Publikum. Zudem ist in der kleinen Runde die Trennung zwischen „der da vorne = allwissend“ und „die Zuhörer = unwissend“ weitgehend aufgehoben.

ESSEN IST SILBER, REDEN IST GOLD

Auf den ersten Blick könnte man meinen, das Format von 2 x 3 parallelen Vorträgen verteilt auf 2 Tage sei ein bisschen wenig für‘s liebe Geld (das Ticket kostet 540 €). Sind die Pausen dagegen nicht zu reichlich? Und an den Nachmittagen soll man auch noch selbst aktiv werden… Egal, wenn mich ein Thema gerade nicht interessiert, geselle ich mich ans Buffet.

Dort finde ich immer super leckere Nervennahrung, von Brownies bis Obst, und – ganz große klasse – auch eine Auswahl für Vegetarier, Veganer und Allergiker. Ich gebe zu, das gemeinsame Frühstücken am morgen, das ausgiebige Mittagessen und das Grillen am Abend nach einer ziemlich verfressene Angelegenheit klingt. Doch wer schon mal in einer WG gewohnt und die Küche als das Zentrum der Kommunikation schätzen gelernt hat, weiß um die soziale Rolle das Essen auf Konferenzen. Während ihr lest, komme ich ganz locker mit meinen Nachbarn ins Gespräch. Und lerne Sabrina und Annabell kennen, Trainees bei Burda Direct, die extra aus Offenburg und München angereist sind, alle Achtung!

WAS IST EIGENTLICH DER AUFTRAG?

Zurück zum offiziellen Programm. Die Zauberformel, die ich im Laufe der Konferenz noch öfter höre, lautet Autonomy through Alignement. Marc Kadish, Director Product bei Xing, wird die zugehörige Methode Auftragsklärung am Freitag vorstellen. Doch so lange will das werte Publikum nicht warten. Gut, dass es die Open Sessions am Nachmittag gibt.

SessionplanungIn der großen Runde sammeln wir Vorschläge und spendieren dem Thema eine eigene Sitzung. Sieben weitere schaffen es aufs Whiteboard, von der „Innovation im Bestandsprodukt“ bis zu „Neuen Services für autonome Fahrzeuge“. Nicht alle Themen finden später den zuvor erklärten Anklang. Auch mein Vorschlag „Freelancer im Konzern“ fällt mangels Publikum aus, aber das macht nichts. Ich nutze die Gelegenheit und lausche erneut Christian, der uns den von Xing adaptierten „Canvas for collaborative alignement“ erklärt. Wir füllen unser Template mit einem praktischen Beispiel „PayPal als neue Zahlungsart im Online-Shop einführen“. Im Team schreiben wir Aussagen auf Post-Its und kleben sie aufs Flipchart; diskutieren, verwerfen und hinterfragen, bis alles richtig zusammen passt. Unser Gemeinschaftswerk dokumentiert und kommuniziert Entscheidungen auf Papier und lässt sich bei Bedarf anpassen. Und das abgestimmte Ergebnis kann ich für alle sichtbar an der Wand platzieren. Toll, dass die großzügige Planung der Konferenz genug Zeit und Raum zum Lernen lässt, der im Alltag meist fehlt.

BRAUCHEN WIR EINE SCHOCKTHERAPIE?

Kurz darauf finde ich mich in der Session von Jutta, Digitale Strategien und Konzepte. Wir sind beide Freelancer und ich überlege, ob ich ihre Job-Bezeichnung übernehmen sollte. Werde ich doch laufend mit unpassenden Anfragen überhäuft: von UI Design über Werbebanner-Gestaltung bis Frontend-Entwicklung. Doch auch Jutta hat sichtlich Probleme damit, was ihre Auftraggeber unter Human Centered Design verstehen: Mal wird der Kontakt mit den eigenen Kunden verboten, mal legt das Management die vermeintlich fertige Konzeption vor. So lautet ihre Frage in die Runde: „Was tun, wenn es im Projekt kein gemeinsames Mindset in Sachen Nutzerzentrierung gibt?“ Benno, ebenfalls Freelancer, bringt das Manko unseres Tuns auf den Punkt: „Konzeption ist nunmal unsichtbar“. Das Standing im Team hänge auch immer davon ob, ob der Fachbereich oder die Geschäftsführung ihn beauftrage. Manche Kunden lassen sich nicht so einfach mit Argumenten überzeugen. Und was dann? Auch Dirk, freier Digital Consultant, kennt das Problem: „Zwischen Wunsch und Wirklichkeit klafft oft eine riesige Lücke. Dann bin ich froh, wenn ich wenigstens einige Aspekte umsetzen und mich der idealen Welt annähern kann.“ Schon um der eigenen Gesundheit willen empfiehlt es sich, nicht gleich zu resignieren. Bleiben wir also optimistisch und lenken den Blick auf das Positive.
Arbeit in der SessionInteressant wird es, als sich Iris zu Wort meldet. Sie verantwortet das Marketing und spricht aus Sicht der Auftraggeber: „Ja, wir haben ein Problem, sonst hätten wir uns keine Agentur geholt. Doch dann kommt das schreckliche Gefühl: Alles was wir bisher gemacht haben, ist falsch!“ Da müsse man auf Kundenseite erst mal seinen emotionalen Schock überwinden. Nicht jeder sieht in Kritik sofort eine Chance auf Neubeginn, da sind Empathie und Einfühlungsvermögen gefragt. Stimmt, denke ich – auch als Externe muss ich in jedem neuen Projekt meinen Realitätsschock überwinden: Ausloten, was machbar ist, annehmen oder absagen, bleiben oder gehen. Ich nehme mir vor, beim nächsten Mal Rolf’s Vorschlag zu beherzigen: „Manchmal kommt in einem Projekt der Punkt, da muss ich als Dienstleister klar machen: So kann ich nicht weiter arbeiten! Dann hört man mir auch wieder zu.“

WAS SOLL ICH BLOSS ANZIEHEN?

Am Vortragspult steht Heide Peuckert, „Mutter aller Produkte“ und Head of Product der Njiuko GmbH. Die einzige Frau unter den insgesamt 12 Rednern trägt einen bunt gemusterten Jumpsuit. Und erzählt, dass sie von den Herren der Old Economy ernster genommen wird, wenn sie dem Klischee der „freakigen Kreativen im schrillem Outfit“ entspricht. Am nächsten Tag trägt sie lockere Streetwear im corporate Design. Die „Frau im Hoodie“ steuert in der Software-Agentur die Web- und Mobile-App-Entwicklung. Als Kapitän eines Piratenschiffes steuert sie ihr Team an der Schnittstelle zwischen UX, Technik und Business. Als Product Owner adoptiert sie die Produkte ihrer Kunden, erstellt User Stories und vertritt die späteren Anwender. Auf Kundenseite steht ihr ein Projektmanager gegenüber, der den Business Input liefert. Heide verkauft ihm Sprints anstatt Features, und überlässt die Diskussion übers Budget ihrem Chef.
Björn-Torge SchulzDass der Dresscode auch auf Konferenzen wichtig ist, erfahre ich später von Benjamin: „Ich bin sehr froh, hier nicht im Anzug herumlaufen zu müssen!“ erzählt mir der Geschäftsführer aus Berlin. „Männer haben ja nicht so die Bandbreite an Klamotten: entweder Hemd und Hose, oder Jeans und T-Shirt.“ Meine Nachbarin im Hemdblusenkleid stimmt zu: nicht zu formal, aber auch nicht zu leger sollte es sein. Und trotzdem partytauglich, denn unser Abend klingt trotz Regenschauer gemütlich aus, mit Grillen im Hof und Musik vom DJ.

WANN IST DAS FERTIG?

Doch zurück zum Wetterbericht. „Wir schätzen heute mal nicht“, empfiehlt Mathias Schröder, Agile Coach beim Logistikunternehmer Kühne und Nagel. Sein Ziel ist es, uns den Zungenbrecher Probabilistisches Forecasting näher zu bringen. Schließlich lautet die zentrale Frage in jedem Produkt: „Wann ist das fertig?“ Weil es heutzutage in der Produktentwicklung genauso komplex und dynamisch wie beim Wetter zugeht, kann niemand eine absolut richtige Antwort geben. Deshalb schlägt Matthias vor, lieber mit Wahrscheinlichkeiten zu arbeiten. Dazu müssen wir aber erst einmal Daten sammeln, um Zeitaufwand und Kosten zu schätzen. Logisch: Je weiter wir in die Zukunft blicken, desto ungenauer wird unsere Vorhersage. Ich staune über Monte-Carlo-Simulationen und Skeddar-Plots, die Daten aus der Entwicklung aufbereiten. Für mich als Freelancer ist die Methode nur bedingt geeignet.

ALLES NUR EIN SPIEL?

Bevor die Konferenz zu Ende geht, will ich unbedingt noch das Project Manager Game ausprobieren. Meine Spielfigur ist eine blonde Projektmanagerin mit Brille. Um zu überleben, muss ich zahlreichen Kollegen aus Entwicklung, Management, Marketing und Design ausweichen. Immer schneller tauchen neue Figuren auf dem Bildschirm auf. Es braucht meine ganze Aufmerksamkeit, damit wir nicht unsanft zusammen stoßen – ganz wie im echten Projekt :-)

Productmanager-Game Ich staune nicht schlecht, denn Malte hat das Spiel in dem Prototyping-Tool Axure programmiert hat. „Das kannst Du theoretisch auch, Du warst doch in unserer Schulung!“ grinst er mich an. Stimmt, denn im Grunde ist das Game nichts anderes als ein interaktiver Klick-Dummy! Das Geheimnis liegt darin, den Elementen auf verschiedenen Layern bestimmte Ereignisse und Aktionen zuzuweisen.
Ich überlege gerade, welche Widgets Malte wohl verwendet hat, als ich mich ein Zuschauer anspricht: „Sag mal, was machen die von eparo eigentlich sonst noch?“ Wenn das mal nicht für die vornehme Zurückhaltung des Veranstalters spricht, die Konferenz nicht zur Eigenwerbung zu missbrauchen! Andererseits ist es mal wieder an der Zeit, eine Lanze für qualitatives User Testing in Zeiten von Analytics und datengetriebener Produktentwicklung zu brechen. „Data driven ist nicht gleich Data Informed“, hatte uns Marc Kadish, Director Product bei Xing, am Vormittag mit auf den Weg gegeben. Und eingebläut, dass der Mensch zwar aus Erfahrungen lerne, aber nicht sicher sein kann, ob seine Erkenntnisse auch in der Zukunft funktionieren. Und dagegen hilft nur: Hypothesen formulieren, Experiment aufsetzen und validieren, Ergebnis messen und bewerten! Und zwar am besten im Team, denn das hat die größte Kompetenz, um eine Lösung zu finden.

Mit vielen neuen Methoden und einem Glückskraut im Gepäck mache ich mich nach zwei langen Tagen auf den Heimweg. Und überlege mir, wie ich die vielen Anregungen, praktischen Tipps und strukturierten Vorgehensweisen am besten in meinen Projektalltag integriere. Eins ist sicher: Der digitale Wandel wird nur funktionieren, wenn wir über Team- und Abteilungsgrenzen auf Augenhöhe zusammen arbeiten, mit einer handfesten Strategie, und in einer offenen und vertrauensvollen Kultur.

working products 2017Herzlichen Dank an alle Teilnehmer und Redner, die mit bestem Beispiel voran gegangen sind! Und besonders an Rolf und das Organisationsteam, die stets mit einem offenen Ohr auf die Bedürfnisse der Besucher eingehen und zeigen, dass schon kleine Veränderungen am Setting positiv wirken und Teilnehmer glücklich machen. Psst, nicht weiter sagen: Hamburg und die Working Products sind unbedingt eine Reise wert!

Hier noch ein paar Zitate von den Teilnehmern:

„Habe Denkanstösse für ein nutzerzentriertes Mindset bekommen“
„Habe große Lust, am Montag wieder ins Büro zu gehen, die vielen Anstösse im Arbeitsalltag gleich auszuprobieren!“
„Gute Community, tolle Atmosphäre, familiär““
„Genug Zeit für Begegnungen und gemeinsames Abhängen“
„Für mich als Hamburger ein Heimspiel, sehe Freunde, fast ein Klassentreffen“
„Schonungslose Darstellung, viel Respekt und Selbstreflexion“
„Praktische Informationen aus der Praxis!“
„Schätze sehr den Austausch über den Tellerrand, sonst spricht man ja nur mit internen Kollegen“
„Nicht zu groß, man kommt quasi mal mit jedem ins Gespräch!“
„Auf große Konferenzen gehe ich nur noch mit Kollegen, sonst steht man da allein und einsam rum, schrecklich…“
„Das offene Konferenz-Format wird sich durchsetzen, passt ja auch zu Lean!“

Alle Fotos ©Beata Lange

 
20. September, 2016

eparo goes Holacracy: Teil 4 – Der Kick-off

eparo goes Holacracy
Teil 1 – So fängt es an
Teil 2 – Die Suche nach dem Holacracy Coach
Teil 3 – Rollenfindung
Teil 4 – Der Kick-off

blog-header-holacracy-kick-off
Vorbereitung

Während ich die Rollen vorbereitet habe, haben Chris und Andrea den Holacracy-Kick-off vorbereitet. Zum Start müssen ja die Rahmenbedingungen alle stehen, damit wir auch arbeiten können.

Holacracy Constitution

holacracy-kick-off-constitutionIn Holacracy sind ja in der „Constitution“ alle Entscheidungsprozesse und Abläufe bis ins Kleinste geregelt. Von der Wahl des Secretary bis zum Einladen von Gästen in ein Tactical Meeting. Um also mit Holacracy arbeiten zu können, muss jeder Mitspieler die Regeln kennen. Wie beim Fußball.
Wir haben daher die Constitution für jeden Kollegen einmal ausgedruckt und als Buch binden lassen.

Meeting Cards

holacracy-kick-off-tactical-meetingEin Herzstück von Holacracy sind die Governance und Tactical Meetings. Auch hierfür gibt es (kaum verwunderlich) ganz strikte Regeln, die man kennen muss, damit die Meetings funktionieren.
Es gibt hier sehr praktische Meeting Cards, wo die wichtigsten Regeln auf einer DIN A5 Pappkarte gut verständlich zusammengefasst sind.
Diese Meeting Cards haben wir auch gedruckt.

Rollen zum Anfassen

rollenkartenWir pflegen ja alle Rollen in Asana, indem wir Rollen als Tasks abbilden. Das funktioniert ganz gut, aber der gute Gesamtüberblick über Rollen und Kreise geht dabei verloren. Das kann Glasfrog (das „offizielle“ Holacracy-Tool von HolacracyOne) besser.
Da wir unsere Holacracy-Struktur möglichst anfassbar und haptisch darstellen wollen, haben wir uns überlegt, alle Rollen auf kleine Magnetkarten zu drucken und die auf ein großes, rollbares Whiteboard zu packen.
Also haben Andrea und Chris für alle Rollen die Magnetkarten vorbereitet. Sieht richtig gut aus. Die Namen der Rollen sind gedruckt, die Rolleninhaber schreiben wir mit Whiteboard-Markern auf die Karten. Dann kann man den Rolleninhaber leichter ändern. Holacracy lebt ja von der konstanten Änderung…

Kick-off Workshop

Zum Kick-off haben wir wieder Bernd als Coach und Moderator eingeladen. Das war auch ganz wichtig, da die Unsicherheiten bezüglich der Holacracy-Regeln schon noch recht groß ist.
Bernd hat daher erst mal eine kleine Holacracy-Wiederholung gemacht.

Vorstellung der Rollen

Am Whiteboard haben wir dann alle Rollen vorgestellt und die initiale Zuordnung erklärt. Hier gab es etwas Verwirrung, weil einige Kollegen dachten, dass sie sich ihre Rollen selber aussuchen können. Aber da sieht Holacracy eben vor, dass die erste Rollendefinition und die Festlegung der initialen Kreise vom Lead Link des Anchor Circle gemacht wird.
Erst nach dem Kick-off greifen dann die Holacracy-Regeln für die Governance der Strukturen und Rollen.
Faktisch war mit der Vorstellung der Rollen und Kreise Holacracy eingeführt.
Ab jetzt kann ich nur noch im Rahmen meiner Rollen Entscheidungen treffen. Sehr merkwürdiges Gefühl.

Das erste Governance-Meeting

Wir sind dann direkt ins kalte Wasser gesprungen – mit Bernd als Rettungsschwimmer – und haben unser erstes Governance-Meeting abgehalten.
Hierfür waren die Meeting-Karten sehr praktisch. Angefangen haben wir mit der Wahl von Facilitator und Secretary, streng nach Holacracy-Regeln.
Dann ging es gleich mit dem Sammeln von Tensions weiter. Hier wurde schnell klar, wie wichtig die klare Unterscheidung von operativen Tensions (die gehören nämlich ins Tactical-Meeting) und strukturellen Tensions ist.
Nächstes Learning: Ein guter Facilitator ist wichtig. Und zwar als Abbrecher von Diskussionen :-)
Gerade beim Governance-Meeting sind die Regeln für das Abarbeiten von Tensions ja super strikt. Damit hatten wir alle ziemliche Probleme:

  • Tensions sammeln: Was ist eigentlich eine Tension? Die Frage musste Bernd als Erstes klären. Ganz wichtig dabei: Tensions sind nichts Negatives. Im Gegenteil, eine Tension ist im Prinzip nur der Anlass für eine Verbesserung. Nach dieser Einleitung kamen auch gleich reihenweise Tensions auf die Liste. Nur als Stichpunkte für die Agenda. Hier musste Bernd dann auch gleich wieder eingreifen, wenn ein Tension-Geber anfing, seine Tension im Detail zu beschreiben. „Nur ein Stichwort, damit du gleich noch weisst, was deine Tension ist.“
    Hier muss der Secretary auf Asana Klavier spielen, da jede Tension direkt als Task dokumentiert wird.
  • Tensions der Reihe nach abarbeiten: Jetzt ging es der Reihe nach durch jede Tension. Der Secretary hat ja alle Tensions in Asana aufgenommen und kann sie jetzt einzeln „aufrufen“.
    Der Tension-Geber stellt seine Tension vor und idealerweise auch seinen Lösungsvorschlag. Hier kam dann wieder sofort unsere Unwissenheit zum Vorschein. Eigentlich waren alle Tensions eher operativ und hätten daher nicht ins Governance-Meeting gehört, sondern ins Tactical-Meeting. Gleich was gelernt :-)
  • Klärungsrunde: Nach der Vorstellung der Tension konnte jetzt jeder noch klärende Fragen stellen. Klingt einfach, aber man rutscht sehr schnell von reiner Klärung in Kritik oder Verbesserungsvorschläge. Hier musste Bernd dauernd eingreifen. Ganz wichtig, sonst ist man sofort wieder in der üblichen Diskussionsrunde und wird nie fertig.
  • Anmerkungsrunde: Jetzt darf jeder seine Meinung zur Tension und dem Lösungsvorschlag sagen. Alle haben hier den Tension-Geber direkt angesprochen und wollten – na was wohl – diskutieren. Wieder war Bernd gefragt. Diesmal mit „Der Tension-Geber antwortet nicht. Am besten adressiert ihr ihn auch garnicht, sondern sagt einfach nur, was euch zu dem Proposal einfällt.“
  • Antwort des Tension-Gebers: Das war der einfachste Teil. Der Tension-Geber kann noch mal etwas klarstellen oder einfach bei seinem Vorschlag bleiben.
  • Einwandrunde: Vermutlich kann es hier auch noch mal hakelig werden. Bei uns ging es ziemlich glatt, d.h. ohne Einwände, durch. Lag vielleicht daran, dass alle ihre Rollen noch nicht so gut kannten, oder daran, dass die Themen noch eher einfach waren. Aber wer weiss, könnte sein, dass es einfach bleibt. Jede Entscheidung in Holacracy ist ja nur ein Testballon. Was nicht funktioniert, kann ja genauso einfach wieder geändert werden. Da muss man ja nicht mehr überall dagegen sein…

Insgesamt lief unser erstes Governance-Meeting schon unglaublich glatt ab und ging ziemlich schnell. Na gut, wir haben auch noch fünf Tensions erst mal aufgehört und gemeinsam Mittag gegessen.

Bring your own Lunch

holacracy bring you own lunchDas gehört zwar nicht wirklich in einen Blog-Beitrag über Holacracy, aber what the hell:-)
Statt einfach Lunch-Catering zu bestellen, hat Beate zu „bring your own lunch“ eingeladen. Jeder hat was mitgebracht und dann wurde in der Küche kurz Salat geschnippelt und Mozzarella mit Tomaten vorbereitet. Mit Grüßen von Magis Mutter kamen noch Berge an türkischen Spinat-Schafskäse-Dingern (Keine Ahnung, wie die auf türkisch heissen…) auf den Tisch und als Gegenpol ein riesiger Nudelsalat mit Wurst von Lars. Lecker war’s.
Vermutlich wird das jetzt endlich zur Office-Tradition. Wir haben das gemeinsame Mittagessen ja bei Valsplat erlebt und wollten es da schon unbedingt bei uns einführen.

Das erste Tactical-Meeting

holacracy-kick-off-tactical-meeting-agendaNach dem Mittagessen dann das erste Tactical-Meeting. Bernd musste improvisieren, da er nicht gedacht hat, dass wir dazu überhaupt kommen.
Eigentlich mussten wir alle improvisieren, da wir ja noch nicht alle Projekte aufgesetzt haben und auch die Rollen ja noch ziemlich unbekannt sind. Im Wesentlichen haben wir also wieder das „Tensions-abarbeiten“ geübt:

  • Tensions sammeln: Das mit den Tensions hatten wir ja schon geübt. Hier wurde es jetzt schon richtig produktiv und ging ans Eingemachte. Wir hatten ganz schnell 15 oder mehr Tensions auf der Agenda. Einige eher banal, aber auch die große Abrechnung mit unserem CRM-Tool:-)
    Andrea als gewählte Secretary musste die Tensions dann alle wieder blitzschnell als Tasks in Asana sammeln.
  • Tension vorstellen: Der Tension-Geber erklärt seine Tension und erklärt, warum er die Tension hier vorstellt. Will er nur eine Information weitergeben? Braucht er eine Entscheidung? Muss jemand etwas tun? Sollte ein Projekt gestartet werden?
    Hier ist es jetzt wichtig, möglichst klar die Rolle anzusprechen, die von der Tension betroffen ist.
  • Über die Tension entscheiden: Jetzt können die betroffenen Rolleninhaber Stellung nehmen. Entweder mit einer einfachen Task „Ok, ich mache xyz.“, die dann auch gleich von Andrea als Task in Asana für den jeweiligen Rolleninhaber dokumentiert wird. Oder der Rolleninhaber legt bei größeren Themen ein Projekt an. Das war die Lösung für das CRM-Tool-Thema.
  • Tension auflösen: Der Facilitator fragt nun den Tension-Geber, ob mit den Lösungsvorschlägen die Tension weg ist. Wenn ja, wird die Tension in Asana auf „Completed“ gesetzt und es geht gleich zur nächsten Tension.
    Es sollte in jedem Fall etwas vereinbart werden, was dabei hilft, die Tension aufzulösen. Das hat bei unserem ersten Tactical auch super funktioniert.
    Insgesamt sind wir ganz schnell durch die 15 Tensions durchgekommen und alle hatten das Gefühl, dass wir in allen Fällen das Thema konstruktiv weitergebracht haben.

Der Tag danach

Es ist noch nicht so richtig durchgedrungen, aber wir haben mit dem Kick-off mal eben die alte Führungsstruktur abgeschafft.
Das wird bei vielen Kleinigkeiten deutlich. Ich werde immer noch automatisch angesprochen, dass ich irgendwas entscheiden soll. Aber ich kann jetzt ganz oft sagen „Ist nicht meine Rolle. Frag xyz. Ist ihre Rolle. Sie entscheidet das.“. Sehr cool. Natürlich fallen jetzt auch sofort alle Sachen auf, die in den Rollen noch nicht beschrieben sind. Zum Beispiel ist nicht klar, wer entscheidet, ob wir neue, hübsche Kaffeebecher fürs Team kaufen wollen. Für Büromaterial, Computer und Usability-Lab-Technik ist es geregelt. Für hübschen Schnickschnack nicht :-)
Das kommt gleich auf die Liste für’s nächste Governance-Meeting.
Ich merke für mich, dass ich ab jetzt nicht mehr einfach entscheiden darf, sondern immer erst überlegen muss, ob ich überhaupt eine Rolle habe, in der ich die Entscheidung treffen darf.
Sehr spannend. Fortsetzung folgt…

 
12. September, 2016

Eyetracker per Post: Mit Eyevido funktioniert Eyetracking auch Remote

Vor einigen Monaten hat mich Cord-Christian Nitsche von maklaro auf Eyevido aufmerksam gemacht. Eyevido ist ein Startup aus Koblenz und bietet Crowd-Eyetracking an. Ich war ziemlich neugierig, wie das genau funktioniert.
Also haben wir eyevido zu uns eingeladen und das zum Anlass genommen, daraus ein Abend-Event rund um Eyetracking bei uns im Büro zu machen.

Klaus Wächter von EYEVIDO ist dafür extra aus Koblenz angereist und hat uns erklärt, wie es funktioniert:

  • Studie anlegen
  • Eyetracker per Post an die Probanden schicken (oder die Probanden vor den eigenen Rechner setzen)
  • Studie durchführen lassen (das geht alleine)
  • Studie auswerten (Heatmaps oder Blickverlaufsplots erstellen, Fragen auswerten)

matthias-probiert-eyevidoUm das Prinzip greifbarer zu machen, hat Klaus live eine Studie angelegt. Matthias sah seine Chance, endlich auch mal Proband zu sein (nicht immer „nur“ der Testleiter). Er musste dann rausgehen und wir haben uns eine ziemlich miese Studie überlegt. Danach musste er vor den ganzen Zuschauern so tun, als würde er unbeobachtet und in Ruhe die Beispiel-Website durchsuchen.
Es war schon ziemlich beeindruckend, wie einfach man mit dem Auswertungs-Tool Heatmaps und Blickverläufe visualisieren kann.

Aus der Auswertung des kleinen Beispiel-Tests entstand schnell eine Diskussion, wann Eyetracking sinnvoll eingesetzt werden kann, wo die Grenzen liegen und welche Unterschiede sich im Vergleich zu Nutzerbefragungen in klassischen UX-Tests ergeben. Uns fehlte natürlich immer die Tonspur. Wenn ich ein merkwürdiges Verhalten beobachte, möchte ich ja immer direkt den Probanden befragen können.

Zum Spaß hatten wir übrigens mal die Ahnengalerie unserer Eyetracker mit aufgebaut. Vom ersten Gerät, was noch nen fetten Tower-PC brauchte, über die kleinen schmalen USB-Eyetracker bis zu unserer neuen Eyetracking-Brille. Schon irre, was sich da in den letzten 5 Jahren getan hat.

Auch wenn Crowd-Eyetracking Studien als eigenes Studienformat für uns wohl leider weniger interessant sind, da wir dann nicht direkt mit den Nutzern sprechen können, spielen wir seit dem Abend mit dem Gedanken, wie wir Eyevido mit in unser Test-Setup integrieren können. Mal sehen, was da geht…

Hier noch einige Beispiele von Eyevido:

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Eyevido: Attention Map

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Eyevido: Gazeplot

flyeralarm-heatmap

Eyevido: Heatmap

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Eyevido: Heatmap mit Areas of Interest

 
9. Juni, 2016

eparo goes Holacracy: Teil 3 – Rollenfindung

eparo goes Holacracy
Teil 1 – So fängt es an
Teil 2 – Die Suche nach dem Holacracy Coach
Teil 3 – Rollenfindung
Teil 4 – Der Kick-off

Nach unserem Kennenlernworkshop mit Bernd sollte es dann ja richtig losgehen mit Holacracy. Im ersten Schritt wollten wir Rollen und Kreise definieren.

Was sind eigentlich Rollen?

Ich will hier keine Holacracy-Vorlesung halten, aber Rollen sind wichtig. Sie sind eigentlich das Herzstück von Holacracy. Eine Rolle hat immer einen definierten Daseinszweck („Purpose“), einen Wirkungsbereich („Domain“) und Verantwortlichkeiten („Accountabilities“). Über die Verantwortlichkeiten ist eindeutig definiert, was eine Rolle entscheiden darf und was andere im Unternehmen von der Rolle erwarten können. Damit gibt es keine impliziten Erwartungen mehr.

Wenn eine Verantwortlichkeit nicht definiert ist, muss der Rolleninhaber hier auch nichts tun. Er darf es im Prinzip auch garnicht, oder nur ausnahmsweise.

Wenn was fehlt, wird das im Governance-Prozess ergänzt. Rollenbeschreibungen sind also sehr lebendige Dokumente. Alle Tätigkeiten im Unternehmen müssen also in den Rollen und Verantwortlichkeiten abgedeckt sein.

Vorbereitung

Damit ist auch klar, wie man ganz leicht zu den ersten Rollen kommt. Man sammelt einfach alle Tätigkeiten im Unternehmen und bündelt sie zu Rollen.

Wir haben das natürlich mit Post-its gemacht. Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Farbe bekommen und hat dann haarklein alle Aufgaben und Tätigkeiten aufgeschrieben. Da kamen dann bis zu 80 Post-its pro Person zusammen. Das hätte so auch niemand erwartet.

Die Post-its haben wir dann grob thematisch geordnet bei uns auf die große Magnetwand geklebt. Beim Draufschauen wurde da schon deutlich, dass da mehr organisatorische Tätigkeiten klebten als fachliche Aufgaben. Allein die Übung war schon sehr wertvoll.

Alle Aufgaben gesammelt als Post-its

Alle Aufgaben gesammelt als Post-its

 

Der Rollen-Workshop

Den Rollen-Workshop hat wieder Bernd moderiert. Wir haben uns in Teams aufgeteilt und haben versucht, die Tätigkeiten zu Rollen zusammenzufassen. Das lief erst etwas auseinander, da die einen eher thematische Cluster gebildet haben (z.B. Events) und die anderen echte Rolle definiert haben (z.B. Testleiter). Aber das konnte man leicht glattziehen.

Dann haben alle Rollen Namen bekommen. Dafür waren unsere Magnetfolien ideal. Und da ja an den Rollen jeweils verschiedenfarbige Post-its hingen, konnte man gut sehen, wer welche Rolle ausfüllt.

rolle-projektleiter-feldAuch hier gab es wieder eine ungewöhnliche Beobachtung. Es gab kaum eine Rolle, die klar nur einer Person zuzuordnen war. Besonders bei den fachlichen Rollen gab es immer ein halbes Dutzend Farben, die darunter klebten.

Es hat dann nur zehn Minuten gedauert, um an fast alle Rollen schon erste Namen zu schreiben. Danach waren nur 3–4 (ungeliebte?) Rollen mit Fragezeichen übrig.

 

Rollen ins System

Direkt am nächsten Tag haben Malte und Sören die Rollen dokumentiert und digitalisiert. Dazu haben sie jede Rolle mit den zugehörigen Post-its sauber fotografiert und anschließend in Asana dokumentiert.

Apropos Asana: Wir haben vorher noch etwas diskutiert, welches Tool wir für die Holacracy-Orga nutzen wollen. Dafür gab es zwei Kandidaten

  • Glasfrog: Die „Software zum Film“. Glasfrog ist das Holacracy Online-Tool, dass von HolacracyOne entwickelt und vertrieben wird. Die Stärken liegen klar darin, dass alle Holacracy-spezifischen Dokumentationsanforderungen (Rollen, Kreise, Meetings etc.) abgebildet werden können. Glasfrog ist aber kein Projektmanagement-Tool. Dafür muss man eine andere Lösung verwenden
  • Asana: Wir nutzen Asana bei eparo für Projektverwaltung und ToDos und sind ziemlich zufrieden damit. Asana passt gut in unsere Abläufe und wenn wir die Rollen und Kreise dort reinbekommen, dann macht das unser Leben leichter. Springest macht es auch so und es scheint zu klappen. Wie wir mit Asana genau arbeiten, erkläre ich noch mal separat. Das sprengt hier den Rahmen.

Rollen aufräumen und erste Kreise bilden

Bei den Rollen herrschte anfangs noch viel Durcheinander. Verantwortlichkeiten waren unklar und unvollständig, es gab Überschneidungen, einige wichtige Sachen fehlten und wir hatten teilweise 3–5 Leute, die alle die Rolle haben wollten.

Das habe ich dann aufgeräumt, um für den Holacracy-Startschuss einen guten Stand zu haben. Also hier keine Teamarbeit, sondern Arbeit und Entscheidung durch den Anchor Circle. So sieht es Holacracy ja auch vor.

Ein Prinzip hat sich beim Rollenaufräumen herauskristallisiert: Klare Verantwortlichkeiten in den Rollen und nur ein Rolleninhaber. Es muss klar sein, wer für ein Thema (z.B. die Technik im Usability-Labor) zuständig ist. Wenn es mehrere Leute gibt, die mit einem Thema zu tun haben, dann haben wir zwei Rollen angelegt: Eine „ich-bin-zuständig-fürs-System“-Rolle und eine „ich-arbeite-mit-dem-System“-Rolle, für die es dann mehrere Rolleninhaber geben kann.

Beim Usability-Labor gibt es daher noch eine Rolle „Lab-Vorbereiter“. Die Rolle hat viele Rolleninhaber. Durch diese Trennung gibt es für jedes Thema einen Menschen, der verantwortlich ist. Mal sehen, wie sich das in der Praxis bewährt.

Aus den Rollen habe ich dann die ersten Kreise gebildet. Bewusst nur vier, um das Ganze schlank zu halten.

Das Ganze habe ich dann mit dem Coach noch mal durchgesprochen und werde damit im Kick-off-Termin starten.

Alles was nicht fertig ist, wird dann über Governance geändert.

 
5. Mai, 2016

eparo goes Holacracy: Teil 2 – Die Suche nach dem Holacracy Coach

eparo goes Holacracy
Teil 1 – So fängt es an
Teil 2 – Die Suche nach dem Holacracy Coach
Teil 3 – Rollenfindung
Teil 4 – Der Kick-off

Nach den grundsätzlichen Entscheidung, Holacracy einzuführen (Erster Teil der Holacracy-Journey) wird es jetzt konkret:

Ohne Hilfe wird es wohl nicht gehen

Eigentlich sind wir im Herzen Selbermacher, aber für die Einführung von Holacracy werden wir wohl Unterstützung brauchen. Das war jedenfalls die Empfehlung von allen, die auf Holacracy umgestiegen sind.
Also haben wir uns auf die Suche nach einem Coach gemacht, der unsere Holacracy-Reise begleiten kann:

  • Sie/er sollte deutsch sprechen, da nicht alle im Team gut genug englisch können.
  • Sie/er sollte schon praktische Erfahrung mit der Einführung von Holacracy haben. Wir wollten niemanden, der nur die Theorie kennt.
  • Sie/er sollte nicht zu weit weg sein, damit wir anfangs häufiger Vor-Ort-Termine machen können.

Unsere Anforderungen haben die Auswahl schon ziemlich eingeschränkt. Holacracy ist in Deutschland noch nicht so recht angekommen und in Konsequenz fehlen die Menschen, die Erfahrung mit der Umsetzung haben.

Über offizielle und inoffizielle Holacray-Coaches

Bei den Gesprächen mit möglichen Holacracy-Coaches sind wir dann schnell auf die harte Hand von HolacracyOne gestoßen. Die haben die Markenrechte an Holacracy und stellen strikte Regeln auf, wer sich offiziell „Holacracy Coach“ nennen darf. Das macht zum Teil ja auch Sinn, da sie sicherstellen wollen, dass da, wo Holacracy drauf steht, auch Holacracy drin ist. Allerdings ist eine Grundanforderung, dass angehende Holacracy-Coaches eine ganze Reihe von ziemlich teuren Schulungen bei – ihr ahnt es schon – HolacracyOne durchführen müssen.
Auf jeden Fall haben wir eigentlich nur Coaches gefunden, die entweder noch nicht zugelassen sind oder aber die Zulassung wieder abgegeben haben. Daher werde ich es hier vermeiden, unsere Coaches mit Namen zu erwähnen.

Coach-Auswahl, erster Versuch

kermitWir hatten dann doch schnell jemand gefunden (nennen wir ihn mal Nils) und in zwei Skype-Sessions auch das Gefühl gewonnen, dass es gut passen könnte.
Nächster Schritt war dann, das ganze Team ins Boot zu holen.
Dazu haben wir Nils gebeten, einen Einführungstag zu Holacracy zu machen. Das komplette Team war anwesend, inklusive unserer regulären freien Mitarbeiter.
Um es kurz zu machen: Der Termin hat überhaupt nicht funktioniert und das Team hat am nächsten Tag einhellig gesagt: Nicht mit Nils.
Wie konnte das passieren?

  • Nils hat seine Stärken eher im systemischen Coaching und kann vermutlich gut Menschen helfen, deren berufliches Selbstverständnis durch die Holacracy-Einführung ins Wanken kommt. Das Problem haben wir aber eher weniger, da alle richtig Lust auf Holacracy haben. Wir brauchen einfach nur Hilfe dabei, die Spielregeln zu lernen. Da passten die Erwartungen dann doch nicht gut zusammen.
  • Nils konnte das Team auch nicht davon überzeugen, dass er Holacracy gut und praxistauglich vermitteln kann. Und das passte dann so garnicht zum bundesligatauglichen Tagessatz…

Coach-Auswahl, zweiter Versuch

Wir haben uns direkt nach einem neuen Coach umgesehen. Ruben hatte sowieso schon Bernd empfohlen. Er hat in seinem Startup eine Art „Holacracy-Light“ eingeführt. Da es uns ja auch eher auf die Grundprinzipien der Selbstorganisation ankommt und weniger auf das Label „Holacracy“, passte das gut.

zettelklebenchris

Auch Bernd hat mit uns eine Art Kennenlern-Workshop gemacht. Riesenunterschied: Wir haben nach einer kurzen Einführung direkt angefangen, Tätigkeiten und Rollen zu sammeln. Zuerst haben wir alle Sachen aufgeschrieben, die bei uns gut laufen und die Sachen, die nicht gut funktionieren.

sachen-die-unklar-sindAls Vorübung für die Definition der Rollen haben wir dann alle Jobs und Tätigkeiten aufgeschrieben, die jeder von uns macht. Dabei kamen extrem viele Sachen zum Vorschein, die so nebenbei erledigt wurden. Mit Holacracy werden diese Tätigkeiten dann sichtbar und damit auch besser planbar. Alle hatten das Gefühl, dass diese Transparenz, die mit Holacracy einher geht, eine gute Sache sein wird.

Dieses praktische Hands-On-Vorgehen von Bernd passt definitiv gut zu uns.

Jetzt begleitet Bernd unsere Holacracy-Einführung.
Das Team hat ihn schon gewarnt, dass es seine größte Herausforderung sein wird, „Rolf in Schach zu halten“…
Ich bin da ganz tiefenentspannt.

Das Fazit

Es war superwichtig, das Team in die Entscheidungsfindung für den Coach komplett einzubinden. Nach der zweiten Runde sind alle sehr motiviert und tragen den Prozess noch mehr mit als zu Anfang.

Der Coach muss von der Kultur und vom Entwicklungsstand im Team her passen. Bei uns heisst das einfach:

  • Pragmatisch
  • Methodenorientiert
  • Persönlich und offen

Mal sehen, wie es weitergeht. I’ll keep you posted.

 
28. April, 2016

Boys Day 2016: Marek und Jones bei uns im Büro

boys-day bei eparo-13Am 27.4. ist Boys Day und alle Jungs haben schulfrei wenn sie ein Unternehmen besuchen, um zu sehen, wie arbeiten geht. Mein Sohn Marek und sein Kumpel Jonas waren für einen Tag bei uns im Büro. Gelockt haben wir sie mit der Aussicht, unsere neue Eyetracking-Brille mit Minecraft, ihrem Lieblingsspiel, auszuprobieren. Und damit es sich richtig lohnt, haben wir noch den Hund mitgenommen.

boys-day bei eparo-5 Die beiden hatten viel Spaß mit der Brille. Jenny hat ihnen gezeigt, wie sie mit der Eyetracking-Brille umgehen müssen und die beiden haben dann Minecraft gespielt und diverse Apps am iPad ausprobiert.

Am Schluss rannte der eine mit der Brille rum und der andere hat es am Bildschirm beobachtet. Als sie dann unserem Hund die Brille aufsetzen wollten, mussten wir allerdings eingreifen.

Zum Abschluss dann noch ein Business Lunch und die zwei neuen UXler waren überzeugt.

Hier noch ein kurzes Video und ein paar Bilder über die Eyetracking-Erlebnisse von Marek und Jonas:

Und der Hund war auch ganz entspannt…

boys-day bei eparo-6

 
5. April, 2016

eparo goes Holacracy: Teil 1 – So fängt es an.

eparo goes Holacracy
Teil 1 – So fängt es an
Teil 2 – Die Suche nach dem Holacracy Coach
Teil 3 – Rollenfindung
Teil 4 – Der Kick-off

amsterdam roadtrip blog

Veränderung muss her

Wir versuchen schon seit bestimmt 2-3 Jahren, uns anders zu organisieren, da die Arbeiterei so keinen Spaß macht. Irgendwann fingen meine Kollegen an, von mir als „dem Chef“ zu sprechen. Und ich hatte das Gefühl, dass alle sich darauf verlassen, dass „der Chef“ sich schon kümmert. So hatte ich mir das nicht vorgestellt und die ersten ernsthaften Burnout-Symptome tauchten auch bald auf.
Also haben wir als Team angefangen, rumzuprobieren:

  • In einem Team-Wochenende haben wir die Probleme analysiert und gemeinsam einen ganzen Katalog von Maßnahmen für mehr Wertschätzung und bessere Zusammenarbeit definiert. *Ging im Tagesgeschäft unter*.
  • Wir haben Teams gebildet, die sich um definierte Themen kümmern wollten, ohne dass ich reinrede. *Ging im Tagesgeschäft unter*
  • Wir haben die Anfänge von Unternehmensbürokratie (Urlaubsanträge, Einkäufe etc.) wieder eingedämmt. *Das hat funktioniert*

So richtig gut war das alles nicht. Aber wir hatten weder die Energie noch die Zeit, um uns intensiv mit uns selbst zu beschäftigen. Irgendwie lief es dann ja doch ganz ok…

Ruben erklärt Holacracy

Wir hatten natürlich auch schon von Holacracy gehört, uns aber nie ernsthaft damit befasst. War irgendwie so ein Modethema aus dem Silicon Valley…
Aber dann kam Ruben Zimmermann (@rubzie), Gründer von Springest.

Er hatte Chris im Beta-Haus getroffen, wo er einen Vortrag über Holacracy bei Springest gehalten hat. Er war für drei Monate in Hamburg und hat in den verschiedenen Hamburger Co-Working-Spaces gearbeitet. Chris hat ihm dann angeboten, dass er sich auch gerne in unsere Räume setzen und da arbeiten könne. Das bieten wir ja schon mit der Arbeitsfrische einmal im Monat an und ein Platz findet sich eigentlich immer.
Ich habe die Gelegenheit genutzt und Ruben gleich gebeten, uns mehr zu Holacracy zu erzählen. Alles, was Ruben dann erzählt hat, klang richtig gut. Wir haben auch direkt einige Sachen bemerkt, die bei unseren eigenen Startversuchen gefehlt haben:

  • Der Fokus auf Metriken in allen Meetings sorgt dafür, dass es sofort auffällt, wenn etwas nicht so läuft, wie gewünscht.
  • Die Verpflichtung jedes Einzelnen, alles was Bauchschmerzen macht, direkt anzusprechen und zu ändern, sorgt für kontinuierliche Verbesserung.
  • Rollen mit klaren Verantwortlichkeiten geben jedem die Sicherheit, was sie/er entscheiden kann.
  • Keine Abstimmungen, sondern über die „integrative Entscheidungsfindung“ Entschlüsse nach dem Content-Prinzip
  • Die völlig transparente Dokumentation von allen Festlegungen und Entscheidungen über das Tool Asana als unverzichtbare Klammer.

Das klang alles richtig gut und passte auch super zu den Ansätzen, die wir selber bei eparo schon probiert hatten.
Dazu wollte ich mehr wissen. Ruben hat dann gleich Kontakte zu Valsplat und Concept7 hergestellt, die auch Holacracy eingeführt haben.

Holacracy Roadtrip nach Amsterdam

Ich habe dann direkt Rubens Einladung „Kommt doch einfach mal zu Springest nach Amsterdam, dann könnt ihr Holacracy live erleben und mit anderen Leuten sprechen.“ zum Anlass genommen, über Ostern eine Woche nach Amsterdam zu fahren. Neben Springest wurde gleich auch noch ein Besuch bei Valsplat organisiert und über Airbnb eine Unterkunft auf einem Schiff besorgt. Wenn schon, dann stilecht…

 

Besuch bei Springest

springestSpringest ist ein Startup mit inzwischen 40 Mitarbeitern. Springest betreibt ein Portal für Weiterbildungsangebote, wo Kursanbieter ihre Kurse einstellen und Interessenten Kurse buchen können.
Bei Springest konnte ich direkt bei einem „Tactical Meeting“ dabei sein. Angefangen mit dem Check-in und den aktuellen Zahlen ging es direkt zum Projektstatus in den Projekten im Kreis. Wichtigster Teil des Meetings war dann die Aufnahme und das Abarbeiten von „Tensions“. Durch den Facilitator lief das ganze sehr strukturiert ab. Man hat gemerkt, dass Springest schon lange mit Holacracy arbeitet. Lustig war, dass alle sich kleine Notizen mitgebracht hatten, um ihre Themen/Tensions nicht zu vergessen.
Ruben hatte nicht zu viel versprochen. In dem Meeting wurde sehr strukturiert und ohne wilde Diskussionen sehr viel erreicht.
Nach dem Meeting hat mir Matt noch fast zwei Stunden lang alle meine Fragen rund um Holacracy beantwortet. Interessantes Detail: Eine seiner Rollen war „Holacracy Botschafter (oder so ähnlich)“.
Dabei wurde deutlich, dass auch mit Holacracy die Bedeutung von Führungsrollen nicht von heute auf morgen weg ist. Ruben hatte sehr klar einige der Schlüsselrollen besetzt und kann damit die Strategie stark vorgeben und wichtige Entscheidungen beeinflussen. Auch Matt hat deutlich gemacht, dass nicht alle Mitarbeiter gleich sind. Einige haben nur wenige, klar fachliche Rollen, während andere Mitarbeiter durchaus schon mal 30 oder mehr Rollen haben können.
Hier muss man sicherlich sehr aufpassen, dass man die alten Hierarchien nicht unbewusst aufrecht hält.
Aber alles in allem war ich ziemlich beeindruckt.

1:0 für Holacracy.

 

Besuch bei Valsplat

valsplat firmenschildAm nächsten Tag war ich dann bei Valsplat zu Gast. Valsplat ist das holländische eparo, nur doppelt so groß und rein fokussiert auf UX-Testing und User Research. Das war für mich sehr lehrreich, da es so viele Parallelen zu unserer Situation gab.
Bei Valsplat konnte ich zuerst mit Joris Leker, einem der beiden Gründer sprechen. Auch bei Valsplat war die Hauptmotivation, Holacracy einzuführen, der Wunsch, die Rolle der Gründer zu reduzieren und so besser wachsen zu können.

 

Joris Leker erklärt uns Holacracy bei Valsplat

Joris hat mir einen guten Überblick über die Rollen und Kreise bei Valsplat gegeben. Interessant war dabei, dass sich Rollen und Kreise tatsächlich ständig im Fluss befinden. Sätze wie „Den Kreis haben wir gerade eingerichtet“ oder „Die Rolle haben wir wieder abgeschafft.“ habe ich mehrfach von Joris gehört.

Nach dem Gespräch mit Joris konnte ich noch bei Valsplat Mittagessen und habe dort Nils van den Broek, den anderen Gründer getroffen. Er hat im Prinzip die Einschätzungen von Joris bestätigt.
Das Mittagessen war überhaupt sehr beeindruckend. Jeden Mittag essen die Valsplat Kollegen gemeinsam. Vorbereitet wird das Essen (Salate, Brot etc.) von einer Kollegin, die diese Rolle übernommen hat. Die Stimmung war sehr gut, vor allem auch das Tischtennisspielen hinterher. Das gemeinsame Mittagessen möchte ich direkt für eparo übernehmen. Ob wir allerdings drei Sorten Erdnussbutter haben werden, weiss ich noch nicht.

2:0 für Holacracy

 

Die Entscheidung

Zwei Termine, zweimal überzeugt. Für mich war die Entscheidung für Holacracy klar:

  • Holacracy ist ein komplett durchdachtes System mit dem man starten kann. Sollten sich Schwächen offenbaren, ist Holacracy flexibel genug, um Änderungen zuzulassen
  • Wir sind nicht alleine. Wir hatten den Eindruck, dass es einen guten Zusammenhalt und fachlichen Austausch in der Holacracy-Community gibt. Wenn wir auf Probleme stoßen, wird es einfach sein, Ruben, Matt, Joris, Nils oder andere Holacracy-Praktiker um Rat zu fragen.

Einziger Wermutstropfen ist das enge Korsett, das HolacracyOne (das Unternehmen des Holacracy-Erfinders Brian Robertson), für Holacracy-Coaches und für die Nutzung der Marke „Holacracy“ aufgesetzt hat. Aber das warte ich einfach mal ab.
Als nächstes hole ich das Team ab, besorge uns Unterstützung durch einen Coach und starte auf die Holacracy-Reise.

trust

 
11. Februar, 2015

Service Design Drinks HH: Frank Mohren erzählt über Service-Exzellenz

Logo Service Design HamburgAm 10. Februar waren wir Gastgeber der ersten Service Design Drinks in 2015.

Insgesamt haben 30 Teilnehmer den Weg in die Stahltwiete gefunden. Und das, obwohl wir den Wein (von unseren Nachbarn, dem Weingroßhändler www.copito.de) und die Laugenstangen als Abendessen überhaupt nicht angekündigt hatten.

Das Thema diesmal „Exzellenter Service als Wettbewerbsvorteil“. Frank Mohren hat aus dem Nähkästchen seiner Erfahrung als Interim Manager mit der Serviceverbesserung bei der Telekom und der Deutschen Bahn geplaudert.

Vortrag Frank Mohren

Mein persönliches Fazit aus Franks Vortrag:

Guter Service ist ein massiver Wettbewerbsvorteil. Leider ist der Weg dorthin lang und anstrengend und kann nur klappen, wenn das Management voll dahinter steht. Ach ja, die Unternehmenskultur muss sich auch ändern…

Hier sind ein paar von Franks Erfahrungen:

 „Wer in einem großen Unternehmen die Qualität des Kundenservice verbessern will, braucht einen langen Atem und wird sich viele Beulen holen. Aber es zahlt sich am Ende aus.“

Diese Aussage hat mich überhaupt nicht gewundert. Eher eigentlich die Überzeugung von Frank, dass man auch in Unternehmen wie der Telekom oder der Deutschen Bahn überhaupt den Service verbessern kann.

„Eine exzellente Service-Kultur lässt sich nur erfolgreich etablieren, wenn man entweder selber in der Hierarchie oben steht oder die klare Unterstützung durch die Geschäftsführung oder den Vorstand hat.“

Frank Mohren fängt anOhne echtes Überzeugung und Unterstützung durch das obere Management ist eine solche Veränderung der „Geisteshaltung“ nicht in den unteren Hierarchieebenen durchzusetzen. Würde ich genau so unterschreiben. Das gilt übrigens genauso für die Einführung von agilen Methoden oder einer kundenfokussierten Entwicklung digitaler Produkte und Services.

„Das Geheimnis für guten Service heisst Leidenschaft und Engagement.“

Franks Überzeugung: Es kommt auf jeden Mitarbeiter an. Nur mit eigenmotivierter Handlungsbereitschaft und Liebe zum Job entsteht wirklich guter Service. Dazu braucht es Engagement und Leidenschaft. Die kann man mit viel Engagement aufbauen und man muss auf jeden Fall bei Einstellungsgesprächen darauf massiv achten.

„Bei Startups ist immer sehr viel Engagement und Leidenschaft. Aber oft nur für das Produkt und nicht den Service drumherum.“

Noch eine kluger Rat von Frank in Richtung Startups: Passt auf, dass ihr euch nicht nur auf euer Produkt konzentriert. Der Service rund um die Bits und Bytes spielt für eure Kunden oft die viel entscheidendere Rolle.

 „Man muss Dinge einfach ausprobieren, auch wenn mal selbst nicht daran glaubt.“

Auch bei der Weiterentwicklung von Service-Ideen zählt nur das Ausprobieren. Bloß nicht lange diskutieren, wo meist ja die Hierarchie entscheidet, sondern lieber schnell als Experiment ausprobieren. So ist die Deutsche Bahn zu Ausgabe von Wartenummern in den Kundenzentren gekommen. Sehr schöne Geschichte.

Ich könnte noch mehr Punkte aufführen, aber das sprengt den Rahmen. Ich werde mal versuchen, ein Interview mit Frank zu führen und noch mehr von seinem Wissen zu profitieren.

Das Formblatt für den praktischen TeilNach Franks Vortrag gab es dann natürlich wieder eine praktische Methodenübung. Diesmal ging es darum, die Zufriedenheit beim Taxifahren in Kleingruppen zu diskutieren und dann für die kritischste Komponente Lösungsansätze zu skizzieren.

Das Formblatt im PraxistestHierzu gab es eine extra vorbereitetes Arbeitsblatt, was aber im Ergebnis noch nicht optimal funktioniert hat. Aber die Lösungsansätze waren interessant: Von der Frühstücksbestellung beim Fahrer über den „ethischen Uber-Clone“ bis zur Direktübermittlung des Fahrtziels an das Navi des Fahrers war alles dabei.

Insgesamt wieder ein schöner und für mich lehrreicher Abend. Ich freue mich, beim Organisationsteam dabei zu sein und freue mich auf die nächsten Service Design Drinks.

 

 
1. Dezember, 2014

World Usability Day 2014 in Hamburg: Track 1 – Aufruf zur Revolution

World Usability Day 2014

Service Design zwischen Nutzerfreundlichkeit und Weltverbesserung

Engagement – unter diesem Motto fand am 13.11.2014 der neunte World Usability Day in Hamburg statt. Rund 220 Gäste kamen. Wie schon seit 9 Jahren hat eparo den weltweiten Aktionstag für Benutzerfreundlichkeit ihn in Kooperation mit der Hochschule für Angewandte Wissenschaften (HAW) organisiert.

1 – Alle Vorträge zum Download
2 – Der WUD 2014 in Hamburg: Zwei Rückblicke
3 – Revolte und Umsturz: Im Track 1 beginnt die Zukunft
4 – Track 2: Meinungen zu User Experience
5 – Der Einfluss der Sitzordnung auf die Workshopatmosphäre

Im Ditze Hörsaal werden Revolution und Generalstreik ausgerufen.

Am 13.11.2014 sind im Track 1 des World Usability Day in Hamburg denkwürdige Dinge geschehen:

  • Es wurde von Verantwortung geredet
  • Es wurde vom Imperativ Gutes zu tun geredet
  • Es wurde offen zum Streik aufgerufen
  • Es wurde empfohlen, zu kündigen, wenn das Arbeitsumfeld nicht stimmt.

Das habe ich in 9 Jahren WUD in Hamburg noch nie erlebt. Traditionell geht es immer um Fallstudien und Methoden, aber nicht um die offene Rebellion. Was ist passiert?

Ich habe natürlich etwas reisserisch angefangen. Es flogen keine Brandsätze und es wurden auch keine Barrikaden gebaut. Es wurden „nur“ 6 Vorträge gehalten, die an den Grundfesten der aktuellen Arbeitskultur für digitale Services gerüttelt haben.

Am besten erzähle ich mal chronologisch:

Die Vorbereitung

Den Stein ins Rollen gebracht hat das diesjährige Motto des WUD: „Engagement“. Im Call for Papers haben wir ausdrücklich um Vorschläge gebeten, die dem Thema Rechnung tragen. Mit 25 Einreichungen konnten wir aus dem Vollen schöpfen und für den Track 1 sechs Vorträge aussuchen, die thematisch eher auf höherer Flughöhe die Themen Verantwortung, Engagement und Kultur beleuchten wollten. Damit war dann schon klar, dass Track 1 nicht langweilig wird.

Session 1: Über die Verantwortung jedes Einzelnen

Matthias Müller-Prove als Hamlet.

1. Akt: Die Rolle des Einzelnen

Matthias Müller-Prove hat dann den Reigen eröffnet mit einer bühnenreifen Shakespeare Rezitation aus Hamlet. Ich hab nicht so wirklich alles verstanden.

Im Kern ging es aber um die Möglichkeiten jedes Einzelnen, sich zu engagieren.

Auf jeden Fall wurde am Schluss auch noch der Grund für das Shakespeare-Zitat aufgeklärt.

Benelli Knarre als Beispiel für gutes Design.

2. Akt: Aufruf zum Zusammenschluss

Rainer Sax konnte diesen Aufruf ans Engagement noch mal steigern. Gut gefallen hat mir sein eindringlicher Appell an die dritte Form von Engagement: „Tu Gutes“. „Schönes Design“ und „Geld verdienen“ reicht nicht. Sein Beispiel für schönes Design (ein Sturmgewehr in Wüsten-Camouflage) hat das sehr schön belegt.

Ilona und Manuela über das Träumen und Feiern in Projekten.

3. Akt: Vom Träumen und Feiern

Ilona Koglin und Manuela Bosch sind dann wieder etwas zurück gegangen auf die pragmatische Projektebene. Ihr Appell – zur Projektarbeit gehört auch das Träumen und das Feiern -, hat mir zu denken gegeben. Gut gefallen hat mir die Definition, dass Feiern auch Feedback und Kritik bedeutet. Mal sehen, wie wir das in den kommenden Projekten besser machen können…

 

Session 2: Unternehmenskultur als Hauptproblem

Jetzt wird es langsam gesellschaftskritisch. Es geht um die großen Baustellen auf dem Weg zu guten und innovativen digitalen Services.

Timo über KPIs

1. Akt: Wir mogeln uns mit KPIs durch

Timo Fritsche erzählt aus der täglichen Erfahrung mit den seltsamen Entscheidungen der Führungskräfte und deren Wunsch nach Kontrolle und Anerkennung. Grundsätzlich muss hier ein Kulturwandel her, was aber schwierig ist und lange dauert. Daher propagiert Timo seine Jiu Jitsu Taktik, um Projekte erfolgreich(er) umsetzen zu können: „Sprecht die Sprache der Manager. Redet von KPIs, wenn ihr Projekte begründet und Projektergebnisse vorstellt.“ (Anmerkung der Redaktion: KPI = Key Performance Indicator. )
Kurzfristig ist das sicher ein guter Weg, um den Arbeitsalltag erfolgreicher zu gestalten. Wirklich zufriedenstellend und langfristig erfolgversprechend erscheint es mir aber nicht.

Das Biest Unternehmenskultur

2. Akt: Weg mit den Hierarchien

Daniel Neuberger hat auch schon oft am eigenen Leib erfahren, wie destruktiv Unternehmenskultur sein kann. Seine gut hergeleitete Schlussfolgerung: Im Zeitalter der digitalen Disruption ist eine neuen, netzwerk-orientierte Unternehmenskultur ein massiver Wettbewerbsvorteil. Die alten, hierarchisch organisierten Unternehmen werden es schwer haben oder aussterben.
Ich glaube, Daniel hat total recht. Besonders wenn es um im Kern digitale Services geht. In der Diskussion wurde aber auch klar, dass es wohl noch etwas dauern wird, bis auch in Großunternehmen wie Volkswagen die Hierarchien verschwinden:-)

Im Kern geht es um Engagement

3. Akt: Aufruf zu Streik und Kündigung

Zu guter Letzt konnte ich auch noch meinen Senf dazu geben. Es ist ja im Kern sehr positiv, dass wir inzwischen von den Methoden her gut in der Lage sind, innovative digitale Services zu entwickeln. Wie auch schon Daniel, bin ich aber überzeugt davon, dass diese eher team-orientierten, co-kreativen Methoden keine Chance haben, wenn sie auf die traditionellen Entscheidungs- und Machtstrukturen stoßen. Die Lösung heisst ganz klar: Eine neue Unternehmenskultur.
Dieser Wandel entsteht vielleicht durch kleine Schritte, oder aber durch Druck. Mein Aufruf ist daher: Streikt, wenn ihr ein Projekt machen sollt, wo schon vorher klar ist, dass es an den Entscheidungsstrukturen scheitern wird. Ihr werdet ja schließlich für gute, professionelle Ergebnisse bezahlt. Wenn das nichts nutzt, sucht euch einen besseren Arbeitgeber. Gute UXler werden gerade überall gesucht…

Das Fazit

Ich war total begeistert von den Vorträgen und den Diskussionen. Wir kommen langsam beim Kern des Problems an: Unternehmenskultur und neue Formen der Arbeit.

Wir sind alle in der Verantwortung für unser eigenes Arbeitsumfeld und die Ergebnisse unserer Arbeit. Die Aufgaben sind so komplex geworden, dass wir sie nur noch im Team verstehen und lösen können. Das passt aber überhaupt nicht zu den klassischen Hierarchien. Es braucht neue Formen der Zusammenarbeit.

Lasst uns daran arbeiten!

Redaktion: Beate Winter

 
1. Dezember, 2014

World Usability Day 2014 in Hamburg: Zwei Rückblicke

World Usability Day 2014

Service Design zwischen Nutzerfreundlichkeit und Weltverbesserung

Engagement – unter diesem Motto fand am 13.11.2014 der neunte World Usability Day in Hamburg statt. Rund 220 Gäste kamen. Wie schon seit 9 Jahren hat eparo den weltweiten Aktionstag für Benutzerfreundlichkeit ihn in Kooperation mit der Hochschule für Angewandte Wissenschaften (HAW) organisiert.

1 – Alle Vorträge zum Download
2 – Der WUD 2014 in Hamburg: Zwei Rückblicke
3 – Revolte und Umsturz: Im Track 1 beginnt die Zukunft
4 – Track 2: Meinungen zu User Experience
5 – Der Einfluss der Sitzordnung auf die Workshopatmosphäre
6 – Engagement Projekte des WUDs 2014

Der WUD 2014 in Hamburg war super! Der Meinung sind jedenfalls Andrea und Rolf. Die Begründungen sind sehr verschieden. Daher kommen hier beide zu Wort.

Die Orga hat bis ins Kleinste funktioniert.

Mein erster WUD

Andrea Westermann:
Hat die gesamte Organisation gemanagt.

November 2014 – ein Donnerstag und es ist World Usability Day. Mein erster WUD! Um 05:30 Uhr klingelt der Wecker. Schnell noch letzte Abstimmungen mit Rolf und den Workshop-Teilnehmern und -Leitern, den Rest Kleinigkeiten im Auto verstaut und dann geht’s auf zur HAW. Seit Monaten arbeiten wir im eparo Team und mit allen Beteiligten auf diesen Tag hin. Das Thema dieses Jahr – „Engagement“ – begeistert und das Programm hört sich vielversprechend an. Ich bin neugierig! Wird alles klappen? Selbst nach unzähligen Events, die ich schon organisiert habe, ist auch dieses wieder eine kleine Herausforderung mit überraschenden und spannenden Momenten.

Um 08:00 Uhr treffe ich mich mit Friederike Kerkmann von der HAW (ganz lieben Dank noch einmal für die super Unterstützung!). Kurz danach trudeln auch meine Kollegen ein und von da an geht es los. Alles muss ausgeladen und aufgebaut werden, die Workshopräume statten wir mit Material aus und bereiten uns auf die Ankunft der ersten Besucher vor. Im Empfangsbereich läuft die Sponsorenpräsentation und an 2 Stellwänden stellen wir die Engagementprojekte der Vortragenden vor und erwecken die Jobbörse mit den Stellenanzeigen unserer Sponsoren zum Leben.

Nach 6 Workshops, 12 Vorträgen, 16 Kästen Mineralwasser, 18 Flaschen Wein, 75 Muffins, 100 Laugenstangen, 300 belegten Brötchen, unzähligen Litern Kaffee und einer gefühlt unendlichen Strecke an Kilometern neigt sich der diesjährige World Usability Day gegen 22 Uhr dem Ende. Die letzten 3 Gäste, von insgesamt ca. 220, fassen tatkräftig mit an, um die letzten Spuren zu beseitigen.

Der WUD war auf jeden Fall ein Erlebnis und ein Erfolg. Ganz lieben Dank noch einmal an alle, die ihn mit so viel Leidenschaft unterstützt haben. Ich freue mich schon auf das nächste Mal.

Rolf im Workshop

Der beste WUD in Hamburg, ever

Rolf Schulte Strathaus
Hat das Programm zusammengestellt und noch dies und das drumherum gemacht.

Dieser WUD war für mich der bislang beste WUD in Hamburg.
Dafür gibt es vier Gründe:

  • ein Motto („Engagement“), das echte Bedeutung hat
  • ein Programm, das besser war als die meisten der großen Konferenzen
  • eine Vorbereitung, mit der ich dank meiner Kollegen nur ganz wenig zu tun hatte (siehe oben);
  • und einer Stimmung beim WUD selbst, die etwas von einem großen Familienfest mit Freunden hatte

Ich will diese vier Punkte noch etwas erläutern:

Engagement als Motto

Ein Begriff, der unterschiedliche Assoziationen hervorgerufen hat. Von der fachbezogenen Sicht („Wie involviere ich die Nutzer zur Teilnahme…?“ über die individuelle professionelle Rolle „Welche Verantwortung habe ich als UX-Designer?“ bis zur gesellschaftspolitischen und philosophischen Betrachtung („Wie verbinden sich Arbeit und Privatleben?“). Im Ergebnis gab es inhaltlich tiefe Vorträge und daneben auch noch diverse Initiativen für das eigene Engagement. Besonders toll fand ich die „Werbeblöcke“ der Vortragenden zu ihren persönlichen Lieblingsprojekten – von Freifunk über Cradle To Cradle bis zu Ärzte ohne Grenzen. Schön zu sehen auch auf der Projektsammlung im Foyer. Ein großes Kompliment an Beate, die sich so beharrlich für das Motto „Engagement“ eingesetzt hat.

Das Programm

Innerhalb von wenigen Tagen nach der Veröffentlichung des Call for Papers hatten wir 25 Einreichungen für die 12 Vortragsplätze im Programm. Die Auswahl war echt schwer. Im Ergebnis konnten Beate und ich einen kompletten Track eher philosophisch rund um das Thema „Engagement“ gestalten. Im zweiten Track ging es dann konkreter um User Experience und das durchaus kontrovers, da der Nutzen von UX-Tests in drei Vorträgen kritisch hinterfragt wurde. Da wäre ich gern dabei gewesen.

Die Vorbereitung

In den letzten Jahren waren wir immer zu spät dran und teilweise etwas chaotisch. Das lief in diesem Jahr deutlich besser. Großes Lob an Andrea für die Organisation und Beate, die alle ordentlich angetrieben hat und die PR gemacht hat. Ich fand es super, da ich mich um nichts kümmern musste und mich auf meinen Workshop, die Moderation des Track 1 und meinen Vortrag konzentrieren konnte.

Das Familientreffen mit Freunden

Der WUD hat sich in den letzten Jahren zum festen Event gemausert. Ich freue mich immer darauf, alte Bekannte zu treffen und zu plaudern. Auch die Gläser Wein nach dem letzten Vortrag gehören dazu. Ich hab das dieses Jahr nicht wirklich mitbekommen, da Beate runden Geburtstag hatte und ich direkt nach dem letzten Vortrag zum Bahnhof gehastet bin.

Alles in allem hat es mir Riesenspaß gemacht. Besonders die Diskussion in Track 1 zur Unternehmenskultur und der Rolle der UX-Designer für wirklich innovative digitale Services. Dazu schreibe ich auch noch konkreter was.

Die Unternehmenskultur ist letztendlich der Schlüssel. Da habe ich mir zusammen mit Beate fest vorgenommen, den Elan aus dem WUD aufzugreifen und die Diskussion fortzuführen.

Redaktion: Beate Winter