eparo – Digital Service Design

Das Blog von eparo.de

25. November, 2016

Der World Usability Day durch die „Nutzerbrille“ eines Außenstehenden

Redaktion: Beate Winter

Vor einer Woche fand der World Usability Day (WUD) auch wieder in Hamburg statt. 400 Teilnehmer waren in diesem Jahr auf dem Campus der HAW Hamburg. Ein neuer Rekord. Diesjähriger Schwerpunkt: Sustainable (green) User Experience. Was ist denn eigentlich Sustainable oder Green UX? Diese Frage wurde immer wieder gestellt. Auch von Experten. Antworten erwarteten wir von der German UPA und haben Vertreter des Berufsverbandes eingeladen. Außerdem sollten natürlich Vorträge und Workshops, Diskussionen und Gespräche während der Konferenz zur Klärung beitragen. Erstmals haben wir auch einen Journalisten und Texter eingespannt. Bewusst haben wir jemanden ausgesucht, der nicht aus „der UX- Szene“ kommt. Eine Reportage von Torsten Sannwald über den Tag, der die Welt verbessern soll.

Neues für Nutzer

Das Forum der Ideen auf dem World Usability Day 2016 in Hamburg

WUD 2016 Hamburg, Julian Mengel

CO2 arme Websites? Stellen wir uns vor, das Internet sei ein Land. Dann wäre es in puncto Stromverbrauch das sechstgrößte Land der Erde. In seinem Vortrag (Vortragsfolien) rechnet der studierte Biologe Julian Mengel vor, dass durch lange Ladezeiten und riesige Bilddatenflut weltweit Millionen Tonnen an CO2 in die Atmosphäre geblasen werden. Die Lösung zur Minimierung kostet weder Geld noch Aufwand. Bei der Erstellung von Websites einfach Bilder komprimieren und auf das Performance Budget achten – bei mobiler Nutzung zum Beispiel eine Ladezeit von maximal drei Sekunden. Auf diese Weise konnte etwa bei einem großen deutschen Webservice die Ausstoßlast um zwei Drittel reduziert werden.

Ein erstes Aha-Erlebnis. Denn das leuchtet selbst dem ein, der sich unter Usability oder User Experience nur schemenhaft – unter Sustainable User Experience überhaupt und rein gar nichts vorstellen konnte. Denn meine Digital-Affinität beginnt bei Emails und hört bei Spiegel Online und car2go auch schon auf. Gleich bei der Einladung zum WUD wies ich ausdrücklich auf mangelnde Kenntnisse hin, jedoch wies man mich daraufhin genauso ausdrücklich darauf hin, dass dieser Umstand nicht schlimm – sondern es im Gegenteil ganz interessant sei, mal zu lesen, wie der WUD auf jemand wirke, dessen Kernkompetenz – um es vorsichtig auszudrücken – nicht gerade im Digital Business liegt.

 

Abgesehen von mir sind die restlichen der rund 400 Besucher aber schon alle mehr oder weniger vom Fach. Viele sind hier, die sich austauschen und inspirieren möchten, wie der Art Director, dessen Kollegen in der Agentur Jobs immer nur standardmäßig abarbeiten – es sei denn, es kommen veränderte Vorgaben vom Chef oder vom Kunden selbst. Eigeninitiative und Kreativität? – Fehlanzeige. Oder der Creative Director, der hier nach talentiertem Nachwuchs sucht. Oder die zwei Interaction Designerinnen, die mit spezifischen fachlichen Fragen kollegiale Unterstützung erhoffen. Oder der Manager aus dem Führungsteam eines schweizerischen Wasserversorgers, der hier bei der Entwicklung von Nachhaltigkeitsapplikationen wertvolle Impulse mitnehmen möchte.

WUD 2016 Hamburg, Christoph Buckler

Dass Sustainable (green) UX neben der technischen vor allem auch über eine gesellschaftliche Dimension verfügt, erörtert Christoph Buckler in seinem Vortrag „Designprinzipien für Green UX“ (Vortragsfolien). Darin geht er auf die besondere Verantwortung von Designern und Entwicklern ein. Er beschreibt Möglichkeiten zur Einflussnahme auf umfassendere Problemlösungen, die sich nicht nur auf die Optimierung der Performance beschränkt – sondern sich auf den gesamten Lebenszyklus bis hin zum Recycling eines Produktes erstreckt.

WUD 2016 Hamburg

In „Digitale Communities für ländliche Regionen“ (Vortragsfolien) wird’s amüsant. In Wort und Bild beschreibt Steffen Hess, Fachvorstand von German UPA, Stolpersteine, die zwischen Konzeption und nutzertauglicher Umsetzung einer digitalen Packstation liegen können. Das Projekt im Rahmen der »Digitalen Dörfer« vom Fraunhofer-Institut für Experimentelles Software Engineering IESE, zeigt, wie Mobilität und Logistik mit intelligenter Technologie verzahnt werden kann, sodass für Bevölkerung und Unternehmen ein Mehrwert entsteht.

 

In der Mittagspause plaudere ich am Stand von Ratio Drink, einem Kooperationspartner des WUD. Deren „Konferenzflasche“ ist eine weitere Interpretation zum Thema Usability. Das Produkt wird hauptsächlich von Gastronomie und Cateringfirmen bei Veranstaltungen eingesetzt. Es besteht aus einer Glasflasche, die der Besucher mit seinem Namen beschriftet und während der gesamten Veranstaltung behält und wiederverwenden kann. An einer Auffüllstation stehen Container mit Bio-Sirups in verschiedenen Geschmacksrichtungen bereit, die einfach mit Wasser angerührt werden. Und so wird mit diesem Konzept der Konsument – schwuppdiwupp – selbst zum Getränkeproduzenten.

(Fotos Lego Serious Play Workshop: © O. Lorenzen-Schmidt)

Tausende von Legosteinen warten am Nachmittag gespannt darauf, was aus ihnen wird. Eine möglichst lange, möglichst stabile und möglichst schöne Brücke; die Materialisierung eines persönlichen Wunsches; oder der Ausdruck dessen, was man selbst unter Sustainable UX versteht – so lauten die Aufgaben beim Lego Serious Play Workshop von Irene Schuler. Auf abstrakte Aufgaben hin werden alleine oder in der Gruppe Ideen erarbeitet, bei denen sich die Entwicklung der Lösung aus der Visualisierung ergibt – Kreativität aus dem Zusammenspiel von Kopf-Bewusstsein und Unterbewusstsein, dass seinen Ausdruck über die Hände findet. Am Tag eins nach der Wahl eines Präsidenten, der die Zukunft mit den Rezepten von gestern zu gestalten verspricht, ist das ein moderner Konzeptansatz mit ungleich mehr Potenzial.

Damit findet ein inspirierender Tag seinen leichten, erlebnisreichen und unterhaltsamen Ausklang. Fazit: als einer, der noch aus der guten alten Zeit der Print-Werbung kommt, in der es darum ging, meist Unnützes möglichst geländegängig an den Konsumenten zu bringen, habe ich beim WUD erfahren, dass User Experience oder Usability organischer Bestandteil einer erweiterten Form von Kommunikation ist. Einer Kommunikation, die dem Konsumenten natürlich auch etwas verkaufen will, ja – aber darüber hinaus den Anspruch hat, an einem positiven gesellschaftlichen Wandel mitzuarbeiten.

 
20. September, 2016

eparo goes Holacracy: Teil 4 – Der Kick-off

eparo goes Holacracy
Teil 1 – So fängt es an
Teil 2 – Die Suche nach dem Holacracy Coach
Teil 3 – Rollenfindung
Teil 4 – Der Kick-off

blog-header-holacracy-kick-off
Vorbereitung

Während ich die Rollen vorbereitet habe, haben Chris und Andrea den Holacracy-Kick-off vorbereitet. Zum Start müssen ja die Rahmenbedingungen alle stehen, damit wir auch arbeiten können.

Holacracy Constitution

holacracy-kick-off-constitutionIn Holacracy sind ja in der „Constitution“ alle Entscheidungsprozesse und Abläufe bis ins Kleinste geregelt. Von der Wahl des Secretary bis zum Einladen von Gästen in ein Tactical Meeting. Um also mit Holacracy arbeiten zu können, muss jeder Mitspieler die Regeln kennen. Wie beim Fußball.
Wir haben daher die Constitution für jeden Kollegen einmal ausgedruckt und als Buch binden lassen.

Meeting Cards

holacracy-kick-off-tactical-meetingEin Herzstück von Holacracy sind die Governance und Tactical Meetings. Auch hierfür gibt es (kaum verwunderlich) ganz strikte Regeln, die man kennen muss, damit die Meetings funktionieren.
Es gibt hier sehr praktische Meeting Cards, wo die wichtigsten Regeln auf einer DIN A5 Pappkarte gut verständlich zusammengefasst sind.
Diese Meeting Cards haben wir auch gedruckt.

Rollen zum Anfassen

rollenkartenWir pflegen ja alle Rollen in Asana, indem wir Rollen als Tasks abbilden. Das funktioniert ganz gut, aber der gute Gesamtüberblick über Rollen und Kreise geht dabei verloren. Das kann Glasfrog (das „offizielle“ Holacracy-Tool von HolacracyOne) besser.
Da wir unsere Holacracy-Struktur möglichst anfassbar und haptisch darstellen wollen, haben wir uns überlegt, alle Rollen auf kleine Magnetkarten zu drucken und die auf ein großes, rollbares Whiteboard zu packen.
Also haben Andrea und Chris für alle Rollen die Magnetkarten vorbereitet. Sieht richtig gut aus. Die Namen der Rollen sind gedruckt, die Rolleninhaber schreiben wir mit Whiteboard-Markern auf die Karten. Dann kann man den Rolleninhaber leichter ändern. Holacracy lebt ja von der konstanten Änderung…

Kick-off Workshop

Zum Kick-off haben wir wieder Bernd als Coach und Moderator eingeladen. Das war auch ganz wichtig, da die Unsicherheiten bezüglich der Holacracy-Regeln schon noch recht groß ist.
Bernd hat daher erst mal eine kleine Holacracy-Wiederholung gemacht.

Vorstellung der Rollen

Am Whiteboard haben wir dann alle Rollen vorgestellt und die initiale Zuordnung erklärt. Hier gab es etwas Verwirrung, weil einige Kollegen dachten, dass sie sich ihre Rollen selber aussuchen können. Aber da sieht Holacracy eben vor, dass die erste Rollendefinition und die Festlegung der initialen Kreise vom Lead Link des Anchor Circle gemacht wird.
Erst nach dem Kick-off greifen dann die Holacracy-Regeln für die Governance der Strukturen und Rollen.
Faktisch war mit der Vorstellung der Rollen und Kreise Holacracy eingeführt.
Ab jetzt kann ich nur noch im Rahmen meiner Rollen Entscheidungen treffen. Sehr merkwürdiges Gefühl.

Das erste Governance-Meeting

Wir sind dann direkt ins kalte Wasser gesprungen – mit Bernd als Rettungsschwimmer – und haben unser erstes Governance-Meeting abgehalten.
Hierfür waren die Meeting-Karten sehr praktisch. Angefangen haben wir mit der Wahl von Facilitator und Secretary, streng nach Holacracy-Regeln.
Dann ging es gleich mit dem Sammeln von Tensions weiter. Hier wurde schnell klar, wie wichtig die klare Unterscheidung von operativen Tensions (die gehören nämlich ins Tactical-Meeting) und strukturellen Tensions ist.
Nächstes Learning: Ein guter Facilitator ist wichtig. Und zwar als Abbrecher von Diskussionen :-)
Gerade beim Governance-Meeting sind die Regeln für das Abarbeiten von Tensions ja super strikt. Damit hatten wir alle ziemliche Probleme:

  • Tensions sammeln: Was ist eigentlich eine Tension? Die Frage musste Bernd als Erstes klären. Ganz wichtig dabei: Tensions sind nichts Negatives. Im Gegenteil, eine Tension ist im Prinzip nur der Anlass für eine Verbesserung. Nach dieser Einleitung kamen auch gleich reihenweise Tensions auf die Liste. Nur als Stichpunkte für die Agenda. Hier musste Bernd dann auch gleich wieder eingreifen, wenn ein Tension-Geber anfing, seine Tension im Detail zu beschreiben. „Nur ein Stichwort, damit du gleich noch weisst, was deine Tension ist.“
    Hier muss der Secretary auf Asana Klavier spielen, da jede Tension direkt als Task dokumentiert wird.
  • Tensions der Reihe nach abarbeiten: Jetzt ging es der Reihe nach durch jede Tension. Der Secretary hat ja alle Tensions in Asana aufgenommen und kann sie jetzt einzeln „aufrufen“.
    Der Tension-Geber stellt seine Tension vor und idealerweise auch seinen Lösungsvorschlag. Hier kam dann wieder sofort unsere Unwissenheit zum Vorschein. Eigentlich waren alle Tensions eher operativ und hätten daher nicht ins Governance-Meeting gehört, sondern ins Tactical-Meeting. Gleich was gelernt :-)
  • Klärungsrunde: Nach der Vorstellung der Tension konnte jetzt jeder noch klärende Fragen stellen. Klingt einfach, aber man rutscht sehr schnell von reiner Klärung in Kritik oder Verbesserungsvorschläge. Hier musste Bernd dauernd eingreifen. Ganz wichtig, sonst ist man sofort wieder in der üblichen Diskussionsrunde und wird nie fertig.
  • Anmerkungsrunde: Jetzt darf jeder seine Meinung zur Tension und dem Lösungsvorschlag sagen. Alle haben hier den Tension-Geber direkt angesprochen und wollten – na was wohl – diskutieren. Wieder war Bernd gefragt. Diesmal mit „Der Tension-Geber antwortet nicht. Am besten adressiert ihr ihn auch garnicht, sondern sagt einfach nur, was euch zu dem Proposal einfällt.“
  • Antwort des Tension-Gebers: Das war der einfachste Teil. Der Tension-Geber kann noch mal etwas klarstellen oder einfach bei seinem Vorschlag bleiben.
  • Einwandrunde: Vermutlich kann es hier auch noch mal hakelig werden. Bei uns ging es ziemlich glatt, d.h. ohne Einwände, durch. Lag vielleicht daran, dass alle ihre Rollen noch nicht so gut kannten, oder daran, dass die Themen noch eher einfach waren. Aber wer weiss, könnte sein, dass es einfach bleibt. Jede Entscheidung in Holacracy ist ja nur ein Testballon. Was nicht funktioniert, kann ja genauso einfach wieder geändert werden. Da muss man ja nicht mehr überall dagegen sein…

Insgesamt lief unser erstes Governance-Meeting schon unglaublich glatt ab und ging ziemlich schnell. Na gut, wir haben auch noch fünf Tensions erst mal aufgehört und gemeinsam Mittag gegessen.

Bring your own Lunch

holacracy bring you own lunchDas gehört zwar nicht wirklich in einen Blog-Beitrag über Holacracy, aber what the hell:-)
Statt einfach Lunch-Catering zu bestellen, hat Beate zu „bring your own lunch“ eingeladen. Jeder hat was mitgebracht und dann wurde in der Küche kurz Salat geschnippelt und Mozzarella mit Tomaten vorbereitet. Mit Grüßen von Magis Mutter kamen noch Berge an türkischen Spinat-Schafskäse-Dingern (Keine Ahnung, wie die auf türkisch heissen…) auf den Tisch und als Gegenpol ein riesiger Nudelsalat mit Wurst von Lars. Lecker war’s.
Vermutlich wird das jetzt endlich zur Office-Tradition. Wir haben das gemeinsame Mittagessen ja bei Valsplat erlebt und wollten es da schon unbedingt bei uns einführen.

Das erste Tactical-Meeting

holacracy-kick-off-tactical-meeting-agendaNach dem Mittagessen dann das erste Tactical-Meeting. Bernd musste improvisieren, da er nicht gedacht hat, dass wir dazu überhaupt kommen.
Eigentlich mussten wir alle improvisieren, da wir ja noch nicht alle Projekte aufgesetzt haben und auch die Rollen ja noch ziemlich unbekannt sind. Im Wesentlichen haben wir also wieder das „Tensions-abarbeiten“ geübt:

  • Tensions sammeln: Das mit den Tensions hatten wir ja schon geübt. Hier wurde es jetzt schon richtig produktiv und ging ans Eingemachte. Wir hatten ganz schnell 15 oder mehr Tensions auf der Agenda. Einige eher banal, aber auch die große Abrechnung mit unserem CRM-Tool:-)
    Andrea als gewählte Secretary musste die Tensions dann alle wieder blitzschnell als Tasks in Asana sammeln.
  • Tension vorstellen: Der Tension-Geber erklärt seine Tension und erklärt, warum er die Tension hier vorstellt. Will er nur eine Information weitergeben? Braucht er eine Entscheidung? Muss jemand etwas tun? Sollte ein Projekt gestartet werden?
    Hier ist es jetzt wichtig, möglichst klar die Rolle anzusprechen, die von der Tension betroffen ist.
  • Über die Tension entscheiden: Jetzt können die betroffenen Rolleninhaber Stellung nehmen. Entweder mit einer einfachen Task „Ok, ich mache xyz.“, die dann auch gleich von Andrea als Task in Asana für den jeweiligen Rolleninhaber dokumentiert wird. Oder der Rolleninhaber legt bei größeren Themen ein Projekt an. Das war die Lösung für das CRM-Tool-Thema.
  • Tension auflösen: Der Facilitator fragt nun den Tension-Geber, ob mit den Lösungsvorschlägen die Tension weg ist. Wenn ja, wird die Tension in Asana auf „Completed“ gesetzt und es geht gleich zur nächsten Tension.
    Es sollte in jedem Fall etwas vereinbart werden, was dabei hilft, die Tension aufzulösen. Das hat bei unserem ersten Tactical auch super funktioniert.
    Insgesamt sind wir ganz schnell durch die 15 Tensions durchgekommen und alle hatten das Gefühl, dass wir in allen Fällen das Thema konstruktiv weitergebracht haben.

Der Tag danach

Es ist noch nicht so richtig durchgedrungen, aber wir haben mit dem Kick-off mal eben die alte Führungsstruktur abgeschafft.
Das wird bei vielen Kleinigkeiten deutlich. Ich werde immer noch automatisch angesprochen, dass ich irgendwas entscheiden soll. Aber ich kann jetzt ganz oft sagen „Ist nicht meine Rolle. Frag xyz. Ist ihre Rolle. Sie entscheidet das.“. Sehr cool. Natürlich fallen jetzt auch sofort alle Sachen auf, die in den Rollen noch nicht beschrieben sind. Zum Beispiel ist nicht klar, wer entscheidet, ob wir neue, hübsche Kaffeebecher fürs Team kaufen wollen. Für Büromaterial, Computer und Usability-Lab-Technik ist es geregelt. Für hübschen Schnickschnack nicht :-)
Das kommt gleich auf die Liste für’s nächste Governance-Meeting.
Ich merke für mich, dass ich ab jetzt nicht mehr einfach entscheiden darf, sondern immer erst überlegen muss, ob ich überhaupt eine Rolle habe, in der ich die Entscheidung treffen darf.
Sehr spannend. Fortsetzung folgt…

 
9. Juni, 2016

eparo goes Holacracy: Teil 3 – Rollenfindung

eparo goes Holacracy
Teil 1 – So fängt es an
Teil 2 – Die Suche nach dem Holacracy Coach
Teil 3 – Rollenfindung
Teil 4 – Der Kick-off

Nach unserem Kennenlernworkshop mit Bernd sollte es dann ja richtig losgehen mit Holacracy. Im ersten Schritt wollten wir Rollen und Kreise definieren.

Was sind eigentlich Rollen?

Ich will hier keine Holacracy-Vorlesung halten, aber Rollen sind wichtig. Sie sind eigentlich das Herzstück von Holacracy. Eine Rolle hat immer einen definierten Daseinszweck („Purpose“), einen Wirkungsbereich („Domain“) und Verantwortlichkeiten („Accountabilities“). Über die Verantwortlichkeiten ist eindeutig definiert, was eine Rolle entscheiden darf und was andere im Unternehmen von der Rolle erwarten können. Damit gibt es keine impliziten Erwartungen mehr.

Wenn eine Verantwortlichkeit nicht definiert ist, muss der Rolleninhaber hier auch nichts tun. Er darf es im Prinzip auch garnicht, oder nur ausnahmsweise.

Wenn was fehlt, wird das im Governance-Prozess ergänzt. Rollenbeschreibungen sind also sehr lebendige Dokumente. Alle Tätigkeiten im Unternehmen müssen also in den Rollen und Verantwortlichkeiten abgedeckt sein.

Vorbereitung

Damit ist auch klar, wie man ganz leicht zu den ersten Rollen kommt. Man sammelt einfach alle Tätigkeiten im Unternehmen und bündelt sie zu Rollen.

Wir haben das natürlich mit Post-its gemacht. Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Farbe bekommen und hat dann haarklein alle Aufgaben und Tätigkeiten aufgeschrieben. Da kamen dann bis zu 80 Post-its pro Person zusammen. Das hätte so auch niemand erwartet.

Die Post-its haben wir dann grob thematisch geordnet bei uns auf die große Magnetwand geklebt. Beim Draufschauen wurde da schon deutlich, dass da mehr organisatorische Tätigkeiten klebten als fachliche Aufgaben. Allein die Übung war schon sehr wertvoll.

Alle Aufgaben gesammelt als Post-its

Alle Aufgaben gesammelt als Post-its

 

Der Rollen-Workshop

Den Rollen-Workshop hat wieder Bernd moderiert. Wir haben uns in Teams aufgeteilt und haben versucht, die Tätigkeiten zu Rollen zusammenzufassen. Das lief erst etwas auseinander, da die einen eher thematische Cluster gebildet haben (z.B. Events) und die anderen echte Rolle definiert haben (z.B. Testleiter). Aber das konnte man leicht glattziehen.

Dann haben alle Rollen Namen bekommen. Dafür waren unsere Magnetfolien ideal. Und da ja an den Rollen jeweils verschiedenfarbige Post-its hingen, konnte man gut sehen, wer welche Rolle ausfüllt.

rolle-projektleiter-feldAuch hier gab es wieder eine ungewöhnliche Beobachtung. Es gab kaum eine Rolle, die klar nur einer Person zuzuordnen war. Besonders bei den fachlichen Rollen gab es immer ein halbes Dutzend Farben, die darunter klebten.

Es hat dann nur zehn Minuten gedauert, um an fast alle Rollen schon erste Namen zu schreiben. Danach waren nur 3–4 (ungeliebte?) Rollen mit Fragezeichen übrig.

 

Rollen ins System

Direkt am nächsten Tag haben Malte und Sören die Rollen dokumentiert und digitalisiert. Dazu haben sie jede Rolle mit den zugehörigen Post-its sauber fotografiert und anschließend in Asana dokumentiert.

Apropos Asana: Wir haben vorher noch etwas diskutiert, welches Tool wir für die Holacracy-Orga nutzen wollen. Dafür gab es zwei Kandidaten

  • Glasfrog: Die „Software zum Film“. Glasfrog ist das Holacracy Online-Tool, dass von HolacracyOne entwickelt und vertrieben wird. Die Stärken liegen klar darin, dass alle Holacracy-spezifischen Dokumentationsanforderungen (Rollen, Kreise, Meetings etc.) abgebildet werden können. Glasfrog ist aber kein Projektmanagement-Tool. Dafür muss man eine andere Lösung verwenden
  • Asana: Wir nutzen Asana bei eparo für Projektverwaltung und ToDos und sind ziemlich zufrieden damit. Asana passt gut in unsere Abläufe und wenn wir die Rollen und Kreise dort reinbekommen, dann macht das unser Leben leichter. Springest macht es auch so und es scheint zu klappen. Wie wir mit Asana genau arbeiten, erkläre ich noch mal separat. Das sprengt hier den Rahmen.

Rollen aufräumen und erste Kreise bilden

Bei den Rollen herrschte anfangs noch viel Durcheinander. Verantwortlichkeiten waren unklar und unvollständig, es gab Überschneidungen, einige wichtige Sachen fehlten und wir hatten teilweise 3–5 Leute, die alle die Rolle haben wollten.

Das habe ich dann aufgeräumt, um für den Holacracy-Startschuss einen guten Stand zu haben. Also hier keine Teamarbeit, sondern Arbeit und Entscheidung durch den Anchor Circle. So sieht es Holacracy ja auch vor.

Ein Prinzip hat sich beim Rollenaufräumen herauskristallisiert: Klare Verantwortlichkeiten in den Rollen und nur ein Rolleninhaber. Es muss klar sein, wer für ein Thema (z.B. die Technik im Usability-Labor) zuständig ist. Wenn es mehrere Leute gibt, die mit einem Thema zu tun haben, dann haben wir zwei Rollen angelegt: Eine „ich-bin-zuständig-fürs-System“-Rolle und eine „ich-arbeite-mit-dem-System“-Rolle, für die es dann mehrere Rolleninhaber geben kann.

Beim Usability-Labor gibt es daher noch eine Rolle „Lab-Vorbereiter“. Die Rolle hat viele Rolleninhaber. Durch diese Trennung gibt es für jedes Thema einen Menschen, der verantwortlich ist. Mal sehen, wie sich das in der Praxis bewährt.

Aus den Rollen habe ich dann die ersten Kreise gebildet. Bewusst nur vier, um das Ganze schlank zu halten.

Das Ganze habe ich dann mit dem Coach noch mal durchgesprochen und werde damit im Kick-off-Termin starten.

Alles was nicht fertig ist, wird dann über Governance geändert.

 
5. Mai, 2016

eparo goes Holacracy: Teil 2 – Die Suche nach dem Holacracy Coach

eparo goes Holacracy
Teil 1 – So fängt es an
Teil 2 – Die Suche nach dem Holacracy Coach
Teil 3 – Rollenfindung
Teil 4 – Der Kick-off

Nach den grundsätzlichen Entscheidung, Holacracy einzuführen (Erster Teil der Holacracy-Journey) wird es jetzt konkret:

Ohne Hilfe wird es wohl nicht gehen

Eigentlich sind wir im Herzen Selbermacher, aber für die Einführung von Holacracy werden wir wohl Unterstützung brauchen. Das war jedenfalls die Empfehlung von allen, die auf Holacracy umgestiegen sind.
Also haben wir uns auf die Suche nach einem Coach gemacht, der unsere Holacracy-Reise begleiten kann:

  • Sie/er sollte deutsch sprechen, da nicht alle im Team gut genug englisch können.
  • Sie/er sollte schon praktische Erfahrung mit der Einführung von Holacracy haben. Wir wollten niemanden, der nur die Theorie kennt.
  • Sie/er sollte nicht zu weit weg sein, damit wir anfangs häufiger Vor-Ort-Termine machen können.

Unsere Anforderungen haben die Auswahl schon ziemlich eingeschränkt. Holacracy ist in Deutschland noch nicht so recht angekommen und in Konsequenz fehlen die Menschen, die Erfahrung mit der Umsetzung haben.

Über offizielle und inoffizielle Holacray-Coaches

Bei den Gesprächen mit möglichen Holacracy-Coaches sind wir dann schnell auf die harte Hand von HolacracyOne gestoßen. Die haben die Markenrechte an Holacracy und stellen strikte Regeln auf, wer sich offiziell „Holacracy Coach“ nennen darf. Das macht zum Teil ja auch Sinn, da sie sicherstellen wollen, dass da, wo Holacracy drauf steht, auch Holacracy drin ist. Allerdings ist eine Grundanforderung, dass angehende Holacracy-Coaches eine ganze Reihe von ziemlich teuren Schulungen bei – ihr ahnt es schon – HolacracyOne durchführen müssen.
Auf jeden Fall haben wir eigentlich nur Coaches gefunden, die entweder noch nicht zugelassen sind oder aber die Zulassung wieder abgegeben haben. Daher werde ich es hier vermeiden, unsere Coaches mit Namen zu erwähnen.

Coach-Auswahl, erster Versuch

kermitWir hatten dann doch schnell jemand gefunden (nennen wir ihn mal Nils) und in zwei Skype-Sessions auch das Gefühl gewonnen, dass es gut passen könnte.
Nächster Schritt war dann, das ganze Team ins Boot zu holen.
Dazu haben wir Nils gebeten, einen Einführungstag zu Holacracy zu machen. Das komplette Team war anwesend, inklusive unserer regulären freien Mitarbeiter.
Um es kurz zu machen: Der Termin hat überhaupt nicht funktioniert und das Team hat am nächsten Tag einhellig gesagt: Nicht mit Nils.
Wie konnte das passieren?

  • Nils hat seine Stärken eher im systemischen Coaching und kann vermutlich gut Menschen helfen, deren berufliches Selbstverständnis durch die Holacracy-Einführung ins Wanken kommt. Das Problem haben wir aber eher weniger, da alle richtig Lust auf Holacracy haben. Wir brauchen einfach nur Hilfe dabei, die Spielregeln zu lernen. Da passten die Erwartungen dann doch nicht gut zusammen.
  • Nils konnte das Team auch nicht davon überzeugen, dass er Holacracy gut und praxistauglich vermitteln kann. Und das passte dann so garnicht zum bundesligatauglichen Tagessatz…

Coach-Auswahl, zweiter Versuch

Wir haben uns direkt nach einem neuen Coach umgesehen. Ruben hatte sowieso schon Bernd empfohlen. Er hat in seinem Startup eine Art „Holacracy-Light“ eingeführt. Da es uns ja auch eher auf die Grundprinzipien der Selbstorganisation ankommt und weniger auf das Label „Holacracy“, passte das gut.

zettelklebenchris

Auch Bernd hat mit uns eine Art Kennenlern-Workshop gemacht. Riesenunterschied: Wir haben nach einer kurzen Einführung direkt angefangen, Tätigkeiten und Rollen zu sammeln. Zuerst haben wir alle Sachen aufgeschrieben, die bei uns gut laufen und die Sachen, die nicht gut funktionieren.

sachen-die-unklar-sindAls Vorübung für die Definition der Rollen haben wir dann alle Jobs und Tätigkeiten aufgeschrieben, die jeder von uns macht. Dabei kamen extrem viele Sachen zum Vorschein, die so nebenbei erledigt wurden. Mit Holacracy werden diese Tätigkeiten dann sichtbar und damit auch besser planbar. Alle hatten das Gefühl, dass diese Transparenz, die mit Holacracy einher geht, eine gute Sache sein wird.

Dieses praktische Hands-On-Vorgehen von Bernd passt definitiv gut zu uns.

Jetzt begleitet Bernd unsere Holacracy-Einführung.
Das Team hat ihn schon gewarnt, dass es seine größte Herausforderung sein wird, „Rolf in Schach zu halten“…
Ich bin da ganz tiefenentspannt.

Das Fazit

Es war superwichtig, das Team in die Entscheidungsfindung für den Coach komplett einzubinden. Nach der zweiten Runde sind alle sehr motiviert und tragen den Prozess noch mehr mit als zu Anfang.

Der Coach muss von der Kultur und vom Entwicklungsstand im Team her passen. Bei uns heisst das einfach:

  • Pragmatisch
  • Methodenorientiert
  • Persönlich und offen

Mal sehen, wie es weitergeht. I’ll keep you posted.

 
5. April, 2016

eparo goes Holacracy: Teil 1 – So fängt es an.

eparo goes Holacracy
Teil 1 – So fängt es an
Teil 2 – Die Suche nach dem Holacracy Coach
Teil 3 – Rollenfindung
Teil 4 – Der Kick-off

amsterdam roadtrip blog

Veränderung muss her

Wir versuchen schon seit bestimmt 2-3 Jahren, uns anders zu organisieren, da die Arbeiterei so keinen Spaß macht. Irgendwann fingen meine Kollegen an, von mir als „dem Chef“ zu sprechen. Und ich hatte das Gefühl, dass alle sich darauf verlassen, dass „der Chef“ sich schon kümmert. So hatte ich mir das nicht vorgestellt und die ersten ernsthaften Burnout-Symptome tauchten auch bald auf.
Also haben wir als Team angefangen, rumzuprobieren:

  • In einem Team-Wochenende haben wir die Probleme analysiert und gemeinsam einen ganzen Katalog von Maßnahmen für mehr Wertschätzung und bessere Zusammenarbeit definiert. *Ging im Tagesgeschäft unter*.
  • Wir haben Teams gebildet, die sich um definierte Themen kümmern wollten, ohne dass ich reinrede. *Ging im Tagesgeschäft unter*
  • Wir haben die Anfänge von Unternehmensbürokratie (Urlaubsanträge, Einkäufe etc.) wieder eingedämmt. *Das hat funktioniert*

So richtig gut war das alles nicht. Aber wir hatten weder die Energie noch die Zeit, um uns intensiv mit uns selbst zu beschäftigen. Irgendwie lief es dann ja doch ganz ok…

Ruben erklärt Holacracy

Wir hatten natürlich auch schon von Holacracy gehört, uns aber nie ernsthaft damit befasst. War irgendwie so ein Modethema aus dem Silicon Valley…
Aber dann kam Ruben Zimmermann (@rubzie), Gründer von Springest.

Er hatte Chris im Beta-Haus getroffen, wo er einen Vortrag über Holacracy bei Springest gehalten hat. Er war für drei Monate in Hamburg und hat in den verschiedenen Hamburger Co-Working-Spaces gearbeitet. Chris hat ihm dann angeboten, dass er sich auch gerne in unsere Räume setzen und da arbeiten könne. Das bieten wir ja schon mit der Arbeitsfrische einmal im Monat an und ein Platz findet sich eigentlich immer.
Ich habe die Gelegenheit genutzt und Ruben gleich gebeten, uns mehr zu Holacracy zu erzählen. Alles, was Ruben dann erzählt hat, klang richtig gut. Wir haben auch direkt einige Sachen bemerkt, die bei unseren eigenen Startversuchen gefehlt haben:

  • Der Fokus auf Metriken in allen Meetings sorgt dafür, dass es sofort auffällt, wenn etwas nicht so läuft, wie gewünscht.
  • Die Verpflichtung jedes Einzelnen, alles was Bauchschmerzen macht, direkt anzusprechen und zu ändern, sorgt für kontinuierliche Verbesserung.
  • Rollen mit klaren Verantwortlichkeiten geben jedem die Sicherheit, was sie/er entscheiden kann.
  • Keine Abstimmungen, sondern über die „integrative Entscheidungsfindung“ Entschlüsse nach dem Content-Prinzip
  • Die völlig transparente Dokumentation von allen Festlegungen und Entscheidungen über das Tool Asana als unverzichtbare Klammer.

Das klang alles richtig gut und passte auch super zu den Ansätzen, die wir selber bei eparo schon probiert hatten.
Dazu wollte ich mehr wissen. Ruben hat dann gleich Kontakte zu Valsplat und Concept7 hergestellt, die auch Holacracy eingeführt haben.

Holacracy Roadtrip nach Amsterdam

Ich habe dann direkt Rubens Einladung „Kommt doch einfach mal zu Springest nach Amsterdam, dann könnt ihr Holacracy live erleben und mit anderen Leuten sprechen.“ zum Anlass genommen, über Ostern eine Woche nach Amsterdam zu fahren. Neben Springest wurde gleich auch noch ein Besuch bei Valsplat organisiert und über Airbnb eine Unterkunft auf einem Schiff besorgt. Wenn schon, dann stilecht…

 

Besuch bei Springest

springestSpringest ist ein Startup mit inzwischen 40 Mitarbeitern. Springest betreibt ein Portal für Weiterbildungsangebote, wo Kursanbieter ihre Kurse einstellen und Interessenten Kurse buchen können.
Bei Springest konnte ich direkt bei einem „Tactical Meeting“ dabei sein. Angefangen mit dem Check-in und den aktuellen Zahlen ging es direkt zum Projektstatus in den Projekten im Kreis. Wichtigster Teil des Meetings war dann die Aufnahme und das Abarbeiten von „Tensions“. Durch den Facilitator lief das ganze sehr strukturiert ab. Man hat gemerkt, dass Springest schon lange mit Holacracy arbeitet. Lustig war, dass alle sich kleine Notizen mitgebracht hatten, um ihre Themen/Tensions nicht zu vergessen.
Ruben hatte nicht zu viel versprochen. In dem Meeting wurde sehr strukturiert und ohne wilde Diskussionen sehr viel erreicht.
Nach dem Meeting hat mir Matt noch fast zwei Stunden lang alle meine Fragen rund um Holacracy beantwortet. Interessantes Detail: Eine seiner Rollen war „Holacracy Botschafter (oder so ähnlich)“.
Dabei wurde deutlich, dass auch mit Holacracy die Bedeutung von Führungsrollen nicht von heute auf morgen weg ist. Ruben hatte sehr klar einige der Schlüsselrollen besetzt und kann damit die Strategie stark vorgeben und wichtige Entscheidungen beeinflussen. Auch Matt hat deutlich gemacht, dass nicht alle Mitarbeiter gleich sind. Einige haben nur wenige, klar fachliche Rollen, während andere Mitarbeiter durchaus schon mal 30 oder mehr Rollen haben können.
Hier muss man sicherlich sehr aufpassen, dass man die alten Hierarchien nicht unbewusst aufrecht hält.
Aber alles in allem war ich ziemlich beeindruckt.

1:0 für Holacracy.

 

Besuch bei Valsplat

valsplat firmenschildAm nächsten Tag war ich dann bei Valsplat zu Gast. Valsplat ist das holländische eparo, nur doppelt so groß und rein fokussiert auf UX-Testing und User Research. Das war für mich sehr lehrreich, da es so viele Parallelen zu unserer Situation gab.
Bei Valsplat konnte ich zuerst mit Joris Leker, einem der beiden Gründer sprechen. Auch bei Valsplat war die Hauptmotivation, Holacracy einzuführen, der Wunsch, die Rolle der Gründer zu reduzieren und so besser wachsen zu können.

 

Joris Leker erklärt uns Holacracy bei Valsplat

Joris hat mir einen guten Überblick über die Rollen und Kreise bei Valsplat gegeben. Interessant war dabei, dass sich Rollen und Kreise tatsächlich ständig im Fluss befinden. Sätze wie „Den Kreis haben wir gerade eingerichtet“ oder „Die Rolle haben wir wieder abgeschafft.“ habe ich mehrfach von Joris gehört.

Nach dem Gespräch mit Joris konnte ich noch bei Valsplat Mittagessen und habe dort Nils van den Broek, den anderen Gründer getroffen. Er hat im Prinzip die Einschätzungen von Joris bestätigt.
Das Mittagessen war überhaupt sehr beeindruckend. Jeden Mittag essen die Valsplat Kollegen gemeinsam. Vorbereitet wird das Essen (Salate, Brot etc.) von einer Kollegin, die diese Rolle übernommen hat. Die Stimmung war sehr gut, vor allem auch das Tischtennisspielen hinterher. Das gemeinsame Mittagessen möchte ich direkt für eparo übernehmen. Ob wir allerdings drei Sorten Erdnussbutter haben werden, weiss ich noch nicht.

2:0 für Holacracy

 

Die Entscheidung

Zwei Termine, zweimal überzeugt. Für mich war die Entscheidung für Holacracy klar:

  • Holacracy ist ein komplett durchdachtes System mit dem man starten kann. Sollten sich Schwächen offenbaren, ist Holacracy flexibel genug, um Änderungen zuzulassen
  • Wir sind nicht alleine. Wir hatten den Eindruck, dass es einen guten Zusammenhalt und fachlichen Austausch in der Holacracy-Community gibt. Wenn wir auf Probleme stoßen, wird es einfach sein, Ruben, Matt, Joris, Nils oder andere Holacracy-Praktiker um Rat zu fragen.

Einziger Wermutstropfen ist das enge Korsett, das HolacracyOne (das Unternehmen des Holacracy-Erfinders Brian Robertson), für Holacracy-Coaches und für die Nutzung der Marke „Holacracy“ aufgesetzt hat. Aber das warte ich einfach mal ab.
Als nächstes hole ich das Team ab, besorge uns Unterstützung durch einen Coach und starte auf die Holacracy-Reise.

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3. April, 2015

eparo Unternehmenskulturlabor

Unsere Veranstaltungsreihe zum Thema New Work

Auftakt: Filmabend mit AugenhoeheFilm www.augenhoehe-film.de und anschließendem Open Space

AUGENHÖHEFilm war der Auftakt zum eparo-Unternehmenskulturlabor im März. Das gelungene non-profit Filmprojekt portraitiert sechs Firmen, die Potentialentfaltung, Selbstverantwortung und Partizipation groß schreiben – und damit sehr erfolgreich sind. Wir haben den Film gezeigt und im anschließenden Open Space (mit Alexander Schilling von raumfuer als Moderator) mit den 70 Gästen diskutiert. Und Silke Luinstra vom Augenhöhe-Team hat ein Spontaninterview gegeben.

Wie funktioniert die Transformation der Arbeitswelt?

Das Unternehmenskulturlabor ist eine Veranstaltungsreihe bei eparo. Hier dreht sich alles um New Work. Digitale Revolution, Selbstorganisation, Mitarbeiterbeteiligung und Transparenz – das sind nur einige Themen, über die wir sprechen möchten.

Wie wollen wir miteinander arbeiten? Wie geht das mit dem „Kontrolle abgeben“ und „Verantwortung übernehmen“? Und wie überzeugen wir Kunden von der Bedeutung von New Work für gute Produkte und User Experience, wenn dort noch in klassischen hierarchischen Strukturen gearbeitet wird?

Großes gesellschaftliches Interesse am Thema New Work

Das Thema „fliegt“. Deutschlandweit schießen Kongresse und Barcamps aus dem Boden. Als hätte jemand ein Ventil geöffnet. Haben alle drauf gewartet, dass sich endlich was bewegt? Ist die Zeit einfach reif? Das eparo-Event war jedenfalls nach zwei Tagen komplett ausgebucht. Die Warteliste wurde immer länger. Am Veranstaltungstag gab es innerhalb von einigen Stunden 20 Absagen. Die Grippewelle hat zugeschlagen. Als es um 18.20 Uhr losging, saßen dann trotzdem 70 Menschen im frisch eingerichteten Workshopraum.

augenhoehe-zuschauer

70 Gäste beim AugenhöheFilm

Wie Begeisterung auf Augenhöhe ansteckt

Bevor es mit dem Film losging, habe ich noch ein spontanes Interview mit Silke Luinstra vom Augenhöhe-Team geführt. Ich hatte Silke auf der Bahnfahrt nach München getroffen. Auf dem Weg zum Kongress „Das demokratische Unternehmen“

Was sie mir im Interview erzählt hat und auch eine gute Zusammenfassung des Abends gibt es im Blog von Alexander Schilling. Über den hashtag #ukulab wurde auch einiges getwittert.

Silke hat mich mit ihrer Begeisterung richtig angesteckt und mich gleich mit all jenen vernetzt, die für dieses Thema brennen. Mittlerweile wurde ein neuer Film produziert: AUGENHÖHEwege. Die Premiere ist am 4. März im Museum der Arbeit. Karten gibt es bei Organeo Ende März/Anfang April 2016 zeigen auch wir ihn dann auch bei eparo. Den genauen Termin kündigen wir natürlich rechtzeitig an. 

Eine Initialzündung – und ihre Folgen

Augenhöhe war eine Initialzündung für mich. Der Wunsch, anders arbeiten zu wollen, nimmt immer mehr Form an. Inzwischen sind mir auf Kongressen und Barcamps unglaublich viele wunderbare engagierte Menschen begegnet, die an die digitale Transformation und New Work glauben und ihr Wissen professionell vermitteln. Wir haben dem Thema Unternehmenskultur deshalb auch beim diesjährigen World Usability Day (WUD) wieder Raum gegeben. So haben auch Winald Kasch von Organeo und Ilja Preuss von it-agile Vorträge gehalten.

Aus dem ukulab hat sich auch unsere „Arbeitsfrische“ entwickelt: Einmal im Monat laden wir zum gemeinsamen Arbeiten bei eparo ein. Sieben Mal bis jetzt. Für das kommende Jahr planen wir weitere Veranstaltungen im Unternehmenskulturlabor. Einige interessante Gäste haben schon zugesagt. Lasst euch überraschen.

New Work @eparoUX

Intern arbeiten wir seit 2014 an neuen Arbeitsformen. Der Start war ein gemeinsames Wochenende auf dem Land. Seitdem entwickeln wir unsere Werte, diskutieren über Transparenz und Entscheidungsstrukturen. Aber wir denken auch über neue Unternehmensformen nach, die Freelancer mehr einbinden, KollegInnen beteiligen – und unsere Schultern entlasten. Ein Prozess, der natürlich komplex ist und deshalb auf keinen Fall einfach! Aber wir bleiben trotzdem dabei. Wir werden euch auf dem Laufenden halten.

 
2. März, 2015

Good-Bye SIE: Warum wir dich duzen…

Bei eparo wird geduzt

Die meisten haben sich längst daran gewöhnt. Den anderen möchten wir es ans Herz legen: Das DU. Wir finden, wer zusammen arbeitet, der kann sich auch duzen. Das Reden auf Augenhöhe macht vieles einfacher und schafft die persönliche Atmosphäre, die uns immer wichtiger wird. Wem das zu distanzlos ist, der möge es bitte einfach sagen. Wir respektieren es und werden uns sofort darauf einstellen! Allerdings bleiben wir bei allgemeinen Texten – wie unserem Blog oder auch im Newsletter – beim DU.